Para el observador casual, llamar a las ventas parece bastante simple: el cliente entrega su artículo, el cajero escanea el código de barras, se presenta el monto total adeudado y el pago se realiza rápidamente antes de que se complete la compra.
Es un proceso bastante sencillo, pero muchos no se dan cuenta de que hay más en aceptar un pago y procesar una transacción en el punto de venta. Si tienes curiosidad por saber cómo funcionan los mejores sistemas (POS), sigue leyendo.
Esta publicación cubre los pormenores del hardware y el software POS modernos y cómo ambos trabajan juntos para crear una experiencia de pago perfecta para el cliente.
Comencemos.
¿Qué es un sistema POS?
Un sistema de punto de venta, a veces denominado sistema ePOS, permite a los clientes comprar con éxito los productos elegidos en su tienda en el punto de compra. Cuando decimos sistema POS, nos referimos al hardware y software que permiten a los cajeros aumentar las ventas.
La popular marca de punto de venta Square, encapsula la complejidad y simplicidad de un sistema de punto de venta con esta excelente definición: «Un sistema de punto de venta permite a su empresa aceptar pagos de clientes y realizar un seguimiento de las ventas. Suena bastante simple, pero la configuración puede funcionar de diferentes maneras, dependiendo de si vendes en línea, tienes un escaparate físico o ambos.»
Obtenga más información sobre por qué Square es un favorito de la industria en nuestra revisión de Square POS. También hemos comparado el sistema POS cuadrado con el sistema POS Clover para ayudarlo a elegir la mejor opción de POS para su negocio.
mpo vs POS vs ePOS: ¿cuál es la diferencia?
Aunque muchos consideran que los puntos de venta y los ePOS son la misma cosa, en algunos países como el Reino Unido, los dos términos tienen una distinción importante: los sistemas POS son cajas registradoras tradicionales, mientras que los sistemas ePOS son sus contrapartes electrónicas.
Un sistema mPOS es un sistema de punto de venta móvil que es fácilmente portátil para ayudarlo a aceptar pagos con total flexibilidad. Los sistemas mPOS son especialmente populares entre los negocios móviles, como los camiones de comida.
También es posible que escuche sistemas POS denominados POS blandos. Los sistemas de punto de venta suave permiten a los comerciantes procesar pagos seguros y sin contacto desde dispositivos móviles y tabletas habilitados para NFC utilizando solo una aplicación de software de punto de venta, sin necesidad de hardware. Con los sistemas de punto de venta suave, los clientes pueden usar una billetera digital como Google Pay o Apple Pay para comprar artículos.
Los sistemas de punto de venta suave son la próxima ola de procesamiento de transacciones, con una demanda en constante crecimiento. Eliminan los costos de hardware, ahorrando dinero a su empresa en terminales de tarjetas e impresoras de recibos. Como subproducto de esto, también son mucho más respetuosos con el medio ambiente que los sistemas POS tradicionales.
El término POS independiente parece ser más popular en países como Estados Unidos y Australia, mientras que «ePOS» o un sistema POS electrónico, se usa más en el Reino Unido.
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Sistemas POS vs. cajas registradoras
Piense en las cajas registradoras como la versión analógica de los sistemas POS modernos (o sistemas ePOS si se encuentra en el Reino Unido). El primero es un dispositivo cuyo propósito principal es aumentar las ventas, mientras que el segundo es un sistema integrado que no solo facilita el proceso de pago, sino que también lo ayuda a administrar su inventario, comercializar a sus clientes y administrar su negocio en su conjunto.
Las cajas registradoras se centran solo en las ventas. No se sincronizan con su sistema de inventario, no le proporcionan informes ni «hablan» con sus otras aplicaciones empresariales.
A veces, un sistema POS se conoce como caja registradora POS, pero los dos son claramente diferentes. Un sistema POS tiene más capacidades de gestión de negocios y empleados, y también puede conectarse con otras plataformas que está utilizando en su negocio.
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Componentes clave de un sistema POS
No podemos hablar de cómo funcionan los sistemas POS sin hablar primero de sus componentes. En general, los sistemas POS se componen de dos partes estrechamente conectadas: hardware POS y software POS.
El hardware cubre los equipos o dispositivos utilizados para llevar a cabo el proceso de pago. Incluyen::
- Pantalla de visualización POS
- Escáner de código de barras
- Impresora de recibos
- Terminal de pago
- Cajón portamonedas
No todos los sistemas POS tendrán todos los dispositivos anteriores. Por ejemplo, si envía recibos por correo electrónico, no necesita una impresora de recibos. Si solo acepta pagos con tarjeta de crédito o hace negocios sobre la marcha, entonces no es necesario un cajón de efectivo.
Los dos imprescindibles en cualquier sistema POS son la pantalla y el terminal de pago.
El software es el programa que ejecuta su POS. El aspecto, la sensación y la funcionalidad de su software de punto de venta variarán de un proveedor a otro, pero la mayoría de los sistemas modernos tendrán las siguientes características:
- Pantalla de venta
- Gestión de inventario
- Gestión de relaciones con los clientes
- Informes y análisis
El software de punto de venta en las instalaciones vs. basado en la nube
también se puede clasificar como basado en la nube o en las instalaciones (in situ). El primero se puede acceder a través de Internet, mientras que el segundo se aloja localmente en su propio servidor o computadora.
Los sistemas de punto de venta basados en la nube generalmente funcionan a través de un modelo SaaS (Software como Servicio), y los proveedores cobran una tarifa de suscripción por el software. Los sistemas POS locales se instalan en su computadora y, por lo general, tiene que pagar por adelantado el software o pagar una tarifa de licencia.
Muchos optan por el software basado en la nube porque son más accesibles y escalables. Con las soluciones basadas en la nube, puede acceder al software desde cualquier dispositivo siempre que tenga una conexión a Internet, lo que facilita el registro de negocios.
Las actualizaciones ocurren automáticamente, y simplemente tiene que descargar la última versión del software.
Con el software local, la solución «vive» en su dispositivo o servidor, por lo que usted está a cargo del mantenimiento y la actualización del software. Las empresas que prefieren tener sus datos en el sitio suelen ser las que eligen el software local.
Cómo funcionan los sistemas POS: entran en juego diferentes componentes
Los mejores sistemas POS funcionan cuando los componentes mencionados anteriormente funcionan perfectamente juntos para permitir la transacción. Piénselo de esta manera: el hardware y el software de su solución POS «hablan» entre sí para hacer que la venta suceda.
He aquí cómo:
Las cosas comienzan cuando el cajero inicia una venta. Es decir, cuando escanean un producto o lo introducen en la pantalla de venta. En esta etapa, el software POS llena la pantalla de venta con cada artículo de línea. Muestra el producto junto con el precio y la cantidad total adeudada.
En el backend, el software se sincroniza con su gestión de inventario y ajusta los niveles de stock en función de las cantidades compradas por el cliente.
Mientras todo esto sucede, el cajero le indica al cliente el monto adeudado y el comprador selecciona un método de pago. Si el cliente paga electrónicamente a través de una tarjeta de crédito o su dispositivo móvil, se activa el terminal de pago para que entre en juego. El cliente sigue las indicaciones en el terminal y continúa con la venta. Si están pagando en efectivo, pueden entregar la cantidad al cajero.
El cajero confirma el importe en su extremo. A continuación, se activa la impresora de recibos e imprime el recibo. Para transacciones en efectivo, la impresora envía una señal al cajón de efectivo para que se abra cuando sea necesario.
Nota: Otras cosas pueden ocurrir, dependiendo de la tienda. Por ejemplo, algunas tiendas tienen un programa de fidelización, en cuyo caso el cliente da al cajero sus datos de miembro. Otras veces, el comerciante puede pedirle al comprador que ingrese su información de contacto. Estas cosas pueden suceder antes o después del paso de pago, dependiendo de la configuración de la tienda.
Entre bastidores, el software también funciona para mantener todo bajo control. Los niveles de existencias se actualizan y los datos se introducen en los informes y análisis del sistema. Si se capturan los detalles de los clientes o los datos de fidelidad, el sistema también los almacena en su base de datos.
No se detiene ahí: los sistemas POS juegan un papel importante después de la transacción
El trabajo de su sistema POS o ePOS no termina cuando la transacción ha terminado. Como se mencionó anteriormente, los sistemas de punto de venta más nuevos pueden ayudarlo a ejecutar varios componentes de su negocio, incluida la administración de inventario y clientes, finanzas, análisis y más.
Tenga en cuenta lo siguiente:
Cada vez que realice una venta, su software de punto de venta registra la transacción y actualiza su nivel de existencias. Digamos que eres una boutique de ropa, y al principio del día, tenías 50 faldas grandes en stock. A lo largo del día, vendiste 25 de esos vestidos. Si todo funciona correctamente, su sistema POS habría registrado esas 25 transacciones y modificado sus niveles de existencias en consecuencia.
Un sistema de punto de venta que rastrea su inventario se vuelve particularmente útil si puede conectarse con sus otros canales de ventas. Volviendo al ejemplo de los vestidos largos, si vendiste 10 vestidos adicionales en línea, tu sistema debería tener en cuenta esas ventas y actualizar los niveles generales de inventario.
Los sistemas POS integrados proporcionan la mejor solución POS
Su sistema POS y procesador de pagos trabajan de la mano. Para obtener los mejores resultados, opte por una solución de pago integrada, en la que el sistema POS de su restaurante o el software POS minorista interactúen directamente con su procesador de pagos. De esa manera, cuando un cliente realiza un pago con tarjeta de crédito, sus datos de pago se alimentan directamente en su punto de venta y puede aumentar las ventas más rápido.
Si bien es posible optar por pagos no integrados, esta configuración requerirá que los cajeros ingresen manualmente los datos de pago en el punto de venta, lo que hace que la experiencia sea más engorrosa. Los pagos integrados en el punto de venta
también facilitan la conciliación al final del día. En lugar de verificar manualmente los recibos con todas sus transacciones, una solución de pago integrada automatiza el proceso, ahorrando tiempo y minimizando los errores.
Ahora que sabe cómo funcionan, aprenda 5 razones por las que una empresa necesita un sistema POS (Punto de Venta) y cómo elegir el sistema POS adecuado para su negocio.
Una de las mejores cosas de un sistema POS o ePOS moderno es tener un acceso más fácil a los datos y la información. A diferencia de las cajas registradoras tradicionales, que solo registran transacciones, los sistemas POS pueden rastrear y analizar datos de ventas, inventario y clientes, lo que luego conduce a informes y análisis potentes.
Los mejores sistemas POS del mercado facilitan el seguimiento de métricas importantes en su negocio y muchos le permiten filtrar datos para que pueda encontrar fácilmente la información que necesita.
Por ejemplo, si desea generar informes de ventas para un período de tiempo determinado, categoría de producto o incluso grupo de clientes, un sistema POS sólido lo ayudará a hacerlo. ¿Quieres averiguar cuáles son tus productos más vendidos o qué tan rápido se mueve el stock? Hay muchas soluciones POS que pueden reducir los números en un abrir y cerrar de ojos.
Estas cosas simplemente no son posibles con una caja registradora torpe, y es una de las muchas razones por las que cada vez más empresas se están cambiando a sistemas POS nuevos y confiables.