La sonnerie des ventes semble assez simple pour l’observateur occasionnel: le client remet son article, le caissier scanne le code-barres, le montant total dû est présenté et le paiement est effectué rapidement avant la fin de l’achat.
C’est un processus assez simple, mais beaucoup ne réalisent pas qu’il y a plus à accepter un paiement et à traiter une transaction au point de vente. Si vous êtes curieux de savoir comment fonctionnent les meilleurs systèmes (POS), continuez à lire.
Cet article couvre les tenants et les aboutissants du matériel et des logiciels de point de vente modernes et explique comment les deux travaillent ensemble pour créer une expérience de paiement client transparente.
Commençons.
Qu’est-ce qu’un système de point de vente ?
Un système de point de vente — parfois appelé système ePOS – permet aux clients d’acheter avec succès les produits de leur choix dans votre magasin au point d’achat. Lorsque nous disons système de point de vente, nous faisons référence au matériel et aux logiciels qui permettent aux caissiers de faire résonner les ventes.
La marque de point de vente populaire, Square, résume la complexité et la simplicité d’un système de point de vente avec cette excellente définition: « Un système de point de vente permet à votre entreprise d’accepter les paiements des clients et de suivre les ventes. Cela semble assez simple, mais la configuration peut fonctionner de différentes manières, selon que vous vendez en ligne, que vous avez une vitrine physique ou les deux. »
Découvrez pourquoi Square est un favori de l’industrie dans notre revue Square POS. Nous avons également comparé le système de point de vente Square et le système de point de vente Clover pour vous aider à choisir le meilleur choix de point de vente pour votre entreprise.
mPOS vs. POS VS. ePOS: quelle est la différence?
Alors que beaucoup considèrent les POS et les ePOS comme la même chose, dans certains pays comme le Royaume-Uni, les deux termes ont une distinction importante: les systèmes de POS sont des caisses enregistreuses traditionnelles tandis que les systèmes ePOS sont leurs homologues électroniques.
Un système mPOS est un système de point de vente mobile qui est facilement portable pour vous aider à accepter les paiements avec une flexibilité totale. Les systèmes mPOS sont particulièrement populaires auprès des entreprises mobiles telles que les camions de nourriture.
Vous pouvez également entendre des systèmes de point de vente appelés POS souples. Les systèmes de point de vente souples permettent aux commerçants de traiter des paiements sécurisés et sans contact à partir d’appareils mobiles et tablettes compatibles NFC à l’aide d’une application logicielle de point de vente uniquement, sans matériel nécessaire. Avec les systèmes de point de vente souples, les clients peuvent utiliser un portefeuille numérique tel que Google Pay ou Apple Pay pour acheter des articles.
Les systèmes de point de vente souples sont la prochaine vague de traitement des transactions, dont la demande ne cesse de croître. Ils éliminent les coûts matériels, ce qui permet à votre entreprise d’économiser de l’argent sur les terminaux de cartes et les imprimantes de reçus. En tant que sous-produit de cela, ils sont également beaucoup plus respectueux de l’environnement que les systèmes de point de vente traditionnels.
Le terme autonome POS semble être plus populaire dans des pays comme les États-Unis et l’Australie, tandis que « ePOS » ou un système de point de vente électronique, est plus largement utilisé au Royaume-Uni.
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Systèmes de point de vente contre caisses enregistreuses
Considérez les caisses enregistreuses comme la version analogique des systèmes de point de vente modernes (ou des systèmes ePOS si vous êtes au Royaume-Uni). Le premier est un appareil dont le but principal est d’augmenter les ventes, tandis que le second est un système intégré qui facilite non seulement le processus de paiement, mais vous aide également à gérer votre inventaire, à commercialiser auprès de vos clients et à gérer votre entreprise dans son ensemble.
Les caisses enregistreuses se concentrent uniquement sur les ventes. Ils ne se synchronisent pas avec votre système d’inventaire, ne vous fournissent aucun rapport ou ne » parlent » pas à vos autres applications professionnelles.
Parfois, un système de point de vente est appelé caisse enregistreuse de point de vente, mais les deux sont nettement différents. Un système de point de vente offre davantage de fonctionnalités de gestion des affaires et des employés et peut également se connecter à d’autres plates-formes que vous utilisez dans votre entreprise.
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Composants clés d’un système de point de vente
Nous ne pouvons pas parler du fonctionnement des systèmes de point de vente sans d’abord discuter de ses composants. Généralement, les systèmes de point de vente sont composés de deux parties étroitement connectées: le matériel de point de vente et le logiciel de point de vente.
Le matériel couvre l’équipement ou les appareils utilisés pour effectuer le processus de paiement. Ils comprennent:
- Écran d’affichage POS
- Lecteur de codes-barres
- Imprimante de reçus
- Terminal de paiement
- Tiroir-caisse
Tous les systèmes de point de vente ne disposent pas de tous les appareils ci-dessus. Si vous envoyez des reçus par e-mail, par exemple, vous n’avez pas besoin d’imprimante de reçus. Si vous n’acceptez que les paiements par carte de crédit ou si vous faites des affaires en déplacement, un tiroir-caisse n’est pas nécessaire.
Les deux incontournables de tout système de point de vente sont l’affichage et le terminal de paiement.
Le logiciel est le programme qui exécute votre point de vente. L’apparence, la convivialité et les fonctionnalités de votre logiciel de point de vente varient d’un fournisseur à l’autre, mais la plupart des systèmes modernes auront les caractéristiques suivantes:
- Écran de vente
- Gestion des stocks
- Gestion de la relation client
- Rapports et analyses
Sur site par rapport au cloud
Les logiciels de point de vente peuvent également être classés comme étant basés sur le cloud ou sur site (sur site). Le premier est accessible sur Internet, tandis que le second est hébergé localement sur votre propre serveur ou ordinateur.
Les systèmes de point de vente basés sur le Cloud fonctionnent généralement selon un modèle SaaS (Software as a Service), et les fournisseurs facturent des frais d’abonnement pour le logiciel. Les systèmes de point de vente sur site sont installés sur votre ordinateur et vous devez généralement payer le logiciel à l’avance ou payer des frais de licence.
Beaucoup optent pour des logiciels basés sur le cloud car ils sont plus accessibles et évolutifs. Avec les solutions basées sur le cloud, vous pouvez accéder au logiciel à partir de n’importe quel appareil tant que vous disposez d’une connexion Internet, ce qui facilite l’enregistrement professionnel.
Les mises à jour se font automatiquement, et il vous suffit de télécharger la dernière version du logiciel.
Avec un logiciel sur site, la solution « vit » dans votre appareil ou serveur, vous êtes donc en charge de la maintenance et de la mise à jour du logiciel. Les entreprises qui préfèrent avoir leurs données sur site sont généralement celles qui choisissent un logiciel sur site.
Fonctionnement des systèmes de point de vente : différents composants entrent en jeu
Les meilleurs systèmes de point de vente fonctionnent lorsque les composants mentionnés ci-dessus fonctionnent de manière transparente pour permettre la transaction. Pensez-y de cette façon: le matériel et le logiciel de votre solution de point de vente « se parlent » pour que la vente se produise.
Voici comment:
Les choses démarrent lorsqu’une vente est initiée par le caissier. C’est-à-dire lorsqu’ils scannent un produit ou le saisissent dans l’écran de vente. À ce stade, le logiciel de point de vente remplit l’écran de vente avec chaque élément de ligne. Il affiche le produit avec le prix et le montant total dû.
Sur le backend, le logiciel se synchronise avec sa gestion des stocks et ajuste les niveaux de stock en fonction des quantités achetées par le client.
Pendant tout ce qui se passe, le caissier indique au client le montant dû et le client sélectionne un mode de paiement. Si le client paie électroniquement par carte de crédit ou par son appareil mobile, cela déclenche l’entrée en jeu du terminal de paiement. Le client suit les invites sur le terminal et poursuit la vente. S’ils paient en espèces, ils peuvent simplement remettre le montant au caissier.
Le caissier confirme le montant de son côté. Ensuite, l’imprimante de reçus est déclenchée et imprime le reçu. Pour les transactions en espèces, l’imprimante envoie un signal au tiroir-caisse pour qu’il s’ouvre si nécessaire.
Remarque: D’autres choses peuvent avoir lieu, selon le magasin. Par exemple, certains magasins ont un programme de fidélité, auquel cas le client donne au caissier ses coordonnées de membre. D’autres fois, le commerçant peut demander à l’acheteur d’entrer ses coordonnées. Ces choses peuvent se produire avant ou après l’étape de paiement, selon la configuration du magasin.
En coulisses, le logiciel fonctionne également pour tout contrôler. Les niveaux de stock sont mis à jour et les données sont introduites dans les rapports et les analyses du système. Si les détails du client ou les données de fidélité sont capturés, le système les stocke également dans sa base de données.
Cela ne s’arrête pas là : les systèmes de point de vente jouent un rôle important après la transaction
Le travail de votre système POS ou ePOS ne se termine pas lorsque la transaction est terminée. Comme mentionné précédemment, les nouveaux systèmes de point de vente peuvent vous aider à gérer plusieurs composants de votre entreprise, notamment la gestion des stocks et des clients, les finances, les analyses, etc.
Tenez compte des éléments suivants:
Chaque fois que vous effectuez une vente, votre logiciel de point de vente enregistre la transaction et met à jour le niveau de vos stocks. Disons que vous êtes une boutique de vêtements, et au début de la journée, vous aviez 50 grandes jupes maxi en stock. Tout au long de la journée, vous avez vendu 25 de ces robes. Si tout fonctionne correctement, votre système de point de vente aurait enregistré ces 25 transactions et modifié vos niveaux de stock en conséquence.
Un système de point de vente qui suit votre inventaire devient particulièrement pratique s’il est capable de se connecter à vos autres canaux de vente. Pour en revenir à l’exemple des robes maxi, si vous avez vendu 10 robes supplémentaires en ligne, votre système doit prendre en compte ces ventes et mettre à jour vos niveaux d’inventaire globaux.
Les systèmes de point de vente intégrés offrent la meilleure solution de point de vente
Votre système de point de vente et votre processeur de paiement fonctionnent main dans la main. Pour de meilleurs résultats, optez pour une solution de paiement intégrée, dans laquelle votre système de point de vente de restaurant ou votre logiciel de point de vente de détail s’interface directement avec votre processeur de paiement. De cette façon, lorsqu’un client effectue un paiement par carte de crédit, ses données de paiement alimentent directement votre point de vente et vous pouvez augmenter les ventes plus rapidement.
Bien qu’il soit possible d’opter pour des paiements non intégrés, cette configuration obligera les caissiers à saisir manuellement les données de paiement dans le point de vente, ce qui rendra l’expérience plus lourde.
Les paiements intégrés POS facilitent également le rapprochement de fin de journée. Au lieu de vérifier manuellement les reçus par rapport à toutes vos transactions, une solution de paiement intégrée automatise le processus, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs.
Maintenant que vous savez comment ils fonctionnent, découvrez 5 raisons pour lesquelles une entreprise a besoin d’un système de point de vente et comment choisir le bon système de point de vente pour votre entreprise.
L’un des avantages d’un système de point de vente ou d’ePOS moderne est d’avoir un accès plus facile aux données et aux informations. Contrairement aux caisses enregistreuses traditionnelles, qui enregistrent uniquement les transactions, les systèmes de point de vente peuvent suivre et analyser les données sur les ventes, les stocks et les clients, ce qui conduit ensuite à des rapports et à des analyses puissants.
Les meilleurs systèmes de point de vente du marché facilitent le suivi des mesures importantes de votre entreprise et beaucoup vous permettent de filtrer les données afin que vous puissiez facilement trouver les informations dont vous avez besoin.
Par exemple, si vous souhaitez générer des rapports de vente pour une période donnée, une catégorie de produit ou même un groupe de clients, un système de point de vente solide vous aidera à le faire. Vous voulez savoir quels sont vos meilleurs vendeurs ou à quelle vitesse le stock évolue? Il existe de nombreuses solutions de point de vente qui peuvent réduire les chiffres en un rien de temps.
Ces choses ne sont tout simplement pas possibles avec une caisse enregistreuse maladroite, et c’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles de plus en plus d’entreprises optent pour de nouveaux systèmes de point de vente fiables.