legyen szó hiányzó fizetésről, sürgős értekezletről vagy szabadságkérésről, néha emlékeztető e-mailt kell küldenie.
az emlékeztető e – maileknek udvariasnak, professzionálisnak és meggyőzőnek kell lenniük-el kell érniük a pontot, miközben a durvaság jobb oldalán maradnak. Az e-mail végére a címzettnek pontosan tudnia kell, mit kell tennie és mikor.
a barátságos emlékeztető e-maileket köztudottan bonyolult szögezni, de ennek nem kell így lennie. Ha elolvassa ezt az útmutatót, és követi az emlékeztető e-mail írására vonatkozó alapelveinket, percek alatt szelíd emlékeztetőt küldhet.
mi az emlékeztető e-mail?
számos oka lehet annak, hogy e-mailben emlékeztetőt kell küldenie. Ezek közül néhány magában foglalja a közelgő találkozón vagy interjúban való részvétel megerősítését, a kifizetetlen számla kiemelését vagy a késői munkát.
az e-mail emlékeztetőket általában két típusra osztják:
- egy e – mailt küldött, mielőtt valami történt-egy baráti emlékeztető, hogy a találkozó miatt történni, például.
- e – mailes emlékeztető, miután valami nem történt meg-emlékeztető például arra, hogy a számlát nem fizették ki az esedékesség napjáig.
az emlékeztető e-mailnek egyetlen célja van: rávenni valakit, hogy cselekedjen.
függetlenül attól, hogy e-mailt küld Önnek, visszahívja, elküldi a munkát, vagy kifizeti a számlát. Az e-mail végén tudniuk kell, hogy mit akarsz, hogyan akarod, hogy megtegyék, és mikor.
ez ilyen egyszerű, akkor miért olyan sokan találni írásban udvarias emlékeztető e-maileket olyan nehéz? Ez a médium teszi az üzenetet kihívássá.
a telefonhívásokkal ellentétben az e-mail passzív. Az emberi elem eltávolítása megértési problémákat okozhat, és elkerüléshez és a cselekvés hiányához vezethet. Az emberek könnyebben figyelmen kívül hagynak egy e-mailt, mint egy telefonhívást.
tehát mit tehet? Akár üzleti, akár személyes minőségben felel meg, a professzionális e-mail írása alapvető készség, amelyet el kell sajátítania.
emlékeztető e-mail írásakor a kihívás az, hogy megtaláljuk a megfelelő egyensúlyt a professzionális, udvarias és meggyőző között. A barátságos emlékeztető e-maileknek be kell tartaniuk az e-mail illemtan hivatalos szabályait, de biztosítaniuk kell, hogy ne legyen hely a zavart.
az e-maileket tanulmányozó tudósok arra a következtetésre jutottak, hogy a “megfelelő hangnem és hozzáállás az e-mailekben segíthet enyhíteni a médium által jelentett kihívásokat.”Ha profi, udvarias és meggyőző, mégis kedves, akkor ráveheti az embereket, hogy válaszoljanak. Másrészről, az e-mailt valószínűleg figyelmen kívül hagyják, ha durva, agresszív vagy ambivalens.
miért fontosak a barátságos emlékeztető e-mailek?
az udvarias emlékeztető e-mailek írása elengedhetetlen a személyes és szakmai életünkben. Az e-mailek a világ üzleti pénzneme, naponta több mint 300 milliárd elektronikus üzenetet küldenek. Egy átlagos munkavállaló naponta 121 e-mailt kap, és becslések szerint ezeknek az üzleti e-maileknek a hihetetlen (vagy sokkoló) 35% – a olvasatlan marad.
651 olvasatlan e-mail is található a beérkező levelek között. Ez sok elmulasztott üzenet és boldogtalan feladó. Mennyi van?
ha a digitális kommunikációban fuldokolsz, ne ess kétségbe. Az R&D-re összpontosító kutatás az amerikai cégeknél azt találta, hogy ” az innovációs adminisztrátorok nagyobb számú közvetlen kapcsolatot tartanak fenn, elkötelezettebbek a beszélgetések során, és több üzenetet kapnak, mint amennyit küldenek.”Azt is megállapították, hogy az innovatív emberek nagyobb valószínűséggel reagálnak azonnal és szakszerűen.
ha figyelembe vesszük, hogy mennyi ideig tart megnyitni, elolvasni és válaszolni egy e-mailre, nem meglepő, hogy még az alapvető levelezéseket is el lehet hagyni. De a hiányzó e-mailek bevételkiesést eredményezhetnek, az átlagos brit KKV-nak legalább öt fennálló számlája van, átlagosan 11 700 dollár. Hány késedelmes fizetési emlékeztető e-mailt küldött?
a válaszadók nem feltétlenül szándékosan figyelmen kívül hagyják az e-mailt. Valójában az egyre érzékenyebb spamszűrők a kritikus levelezést egy levélszemét mappába ragaszthatják-különösen, ha mellékletet tartalmaz.
a barátságos emlékeztető e-maileket nehéz lehet írni, és kényelmetlen fogadni, ezért tartsa tömören. A címzettnek két dolgot kell tennie: olvassa el az e-mailt és válaszoljon. Ez ilyen egyszerű, tehát nincs ok túlbonyolítani a küldésüket.
Hogyan írjunk emlékeztető e-mailt
az emlékeztető e-maileknek rövidnek, lendületesnek és lényegesnek kell lenniük. Azt akarja, hogy az illető tegyen valamit, ezért világosnak kell lennie. Magabiztosnak kell lenned, és kerülnöd kell a durvaságot. Jön ki, mint udvariatlan a leggyorsabb módja az e-mail kap elutasította teljesen.
a hangnem szempontjából azt javasoljuk, hogy legyen formális, amikor kedves emlékeztető e-maileket küld. Ha valami komoly dologgal foglalkozik, például egy kifizetetlen számlával, előfordulhat, hogy a jövőben újra hivatkoznia kell az e-mailre, vagy akár bizonyítékként is fel kell használnia, ezért legyen a lehető legudvariasabb.
kutatásunk megállapította, hogy a sikeres emlékeztető e-maileknek hat kulcsfontosságú összetevője van:
- tárgysor
- Üdvözlet
- helyzet
- megoldás
- akció
- kijelentkezés
nézzük meg ezeket részletesebben lépésről-lépésre.
tárgysor
javasoljuk, hogy az emlékeztető e-mail tárgysoraiban legyen egyértelmű. Az alábbi mintánk azt jelenti, hogy a címzettnek nem lehet kétsége afelől, hogy miről szól az e-mail.
e-mail üdvözlet
udvariasnak és professzionálisnak lenni a helyes megközelítés. Nem megyünk túl mélyen az e-mail üdvözlet árnyalataiba, de olvassa el útmutatónkat a professzionális e-mail indításáról, ha többet szeretne megtudni.
helyzet
magyarázza el a problémát, és legyen konkrét. Hivatkozásokat, dátumokat és részleteket tartalmaz. Legyen világos és egyértelmű.
kapcsolatba lépek Önnel a kifizetetlen számlánkról (SC0856). Elküldtük a számlát 1 január 2021. A standard fizetési feltételek 28 nap. A fennmaradó összeg 240 dollár.
megoldás
kicsit kedvesebbek leszünk ebben az emlékeztető e-mail mintában, mint amire feltétlenül szükség van. Mégis, gyakran segít – különösen, ha kisvállalkozás vagy, és az a személy, akivel kommunikál, értékes ügyfél vagy ügyfél.
kapcsolatba lépek Önnel a kifizetetlen számlánkról (SC0856). Elküldtük a számlát 1 január 2021. A standard fizetési feltételek 28 nap. A fennmaradó összeg 240 dollár.
kérem, azonnal fizesse ki a számlát. Kisvállalkozás vagyunk, és ügyfeleink gyorsan fizetnek. Ez biztosítja, hogy továbbra is támogathassuk Önt és vállalkozását.
néha jogos kifogások lehetnek arra vonatkozóan, hogy miért figyelmen kívül hagyják vagy nem fizetik ki az e-mailt vagy a számlát. Az udvariasság és a szakszerűség adja a legjobb esélyt a kielégítő eredmény elérésére.
művelet
mondja el a címzettnek, hogy pontosan mit szeretne tenni. Ha azt akarod, hogy fizessenek, mondd meg nekik. Ha dátumot szeretne beállítani, tegye meg. De ellenálljon a fenyegetéseknek vagy a dühösnek. Kevésbé valószínű, hogy el fogja érni a kívánt eredményt, ha megteszi.
kapcsolatba lépek Önnel a kifizetetlen számlánkról (SC0856). Elküldtük a számlát 1 január 2021. A standard fizetési feltételek 28 nap. A fennmaradó összeg 240 dollár.
kérem, azonnal fizesse ki a számlát. Kisvállalkozás vagyunk, és ügyfeleink gyorsan fizetnek. Ez biztosítja, hogy továbbra is támogathassuk Önt és vállalkozását.
Nagyra értékelném, ha tudassa velem, ha kifizette a számlát. Ha problémái vannak a fizetéssel, kérjük, lépjen kapcsolatba velem a lehető leghamarabb.
következetes késedelmes fizetők esetén, érdemes megadnia a fizetés dátumát. Bizonyos esetekben érdemes elmagyarázni a következményeket, ha valaki nem reagál kedvesen rád. Lehet, hogy felajánlja az interjúját valaki másnak, vagy hivatalos eljárást indít az elveszett bevételek behajtása érdekében.
ismét: ha tisztában van azzal, hogy mit akar, nincs mozgástér a félreértéshez.
e-mail kijelentkezés
hivatalosan és udvariasan fejezze be az e-mailt. Ha emlékeztetőre van szüksége az e-mail szakszerű befejezéséről, nézze meg útmutatónkat.
kapcsolatba lépek Önnel a kifizetetlen számlánkról (SC0856). Elküldtük a számlát 1 január 2021. A standard fizetési feltételek 28 nap. A fennmaradó összeg 240 dollár.
kérem, azonnal fizesse ki a számlát. Kisvállalkozás vagyunk, és ügyfeleink gyorsan fizetnek. Ez biztosítja, hogy továbbra is támogathassuk Önt és vállalkozását.
Nagyra értékelném, ha tudassa velem, ha kifizette a számlát. Ha problémái vannak a fizetéssel, kérjük, lépjen kapcsolatba velem a lehető leghamarabb.
Üdvözlettel,
Andrew
emlékeztető e-mail minták
Íme néhány szabványos és viszonylag szelíd e-mail emlékeztető minta, amelyek hasznosak lehetnek. Ők is használják a hatpontos keret már létrehozott fent. Akár inspirációt merít a példáinkból, akár nem, mindig emlékezzen egy kedves emlékeztető e-mail alapvető szempontjaira, amelyeket ebben a blogban fektettünk le.
gyengéd emlékeztető e-mail a főnöknek
a gyengéd e-mail emlékeztető a főnökének érzékeny téma lehet, de az elv továbbra is ugyanaz. Legyen profi, udvarias és meggyőző. Ez a minta egyfajta emlékeztető e-mailként is működhet egy HR menedzsernek, professzornak vagy kollégának.
nemrég küldtem neked szabadság iránti kérelmet az 1 augusztus 5 augusztus 2021 hetére. Remélem, hogy lefoglalok egy nyaralást a családommal.
kérem, meg tudja erősíteni, hogy a szabadság iránti kérelmemet megadták-e, amikor lehet?
amint megkapom a jóváhagyását, le tudom foglalni az ünnepet. Ha szeretné megvitatni a kérésemet, kérem, tudassa velem, amint lehet.
legjobb,
George
emlékeztető e-mail az ügyfélnek
néha egy projektet fel lehet tartani, ha egy ügyfél, vállalkozó, érdekelt fél vagy valaki más nem játszik szerepet. Egy szelíd emlékeztető e-mailt az ügyfél kap a projekt vissza a pályára.
kapcsolatba lépek, hogy megerősítsem, megkapta-e a projekttervünket?
a projektdokumentum kulcsfontosságú része az Ön számára létrehozott stratégiának, és a munka megkezdése előtt szüksége van az Ön jóváhagyására.
ha át tudja tekinteni a dokumentumot, és tudassa velem, hogy elégedett-e vele, elkezdhetjük.
ha még nem kapta meg a dokumentumokat, vagy bármilyen kérdése van, kérjük, lépjen kapcsolatba velem a lehető leghamarabb. Szívesen átbeszélem, és megadok minden további információt, amire szüksége lehet.
Üdvözlettel,
Karen
esemény emlékeztető e-mail
esemény emlékeztető e-mailek szükségesek az esemény sikerének biztosításához. Valószínűleg jó néhányat küld ki ezekből, tehát ez az emlékeztető e-mail minta megnyugtatóan rövid, édes és lényegre törő.
felveszem önnel a kapcsolatot, hogy megerősítsem részvételét rendezvényünkön, a ‘változás kezelése válság idején’, amelyre 1.szeptember 2021-én kerül sor.
az esemény népszerűnek bizonyult, és a helyek keresettek. A hely megerősítéséhez, kérjük, válaszoljon írásban, válaszolva erre az e-mailre. Miután megerősítette részvételét, megadjuk az eseményhez szükséges összes részletet.
ha nem hallunk rólad 1 augusztus 2021-ig, feltételezzük, hogy nem vesz részt, és felajánlja helyét valaki másnak.
Üdvözlettel,
Emma
értekezlet-emlékeztető e-mail
az értekezlet-összehívásokat mindig személyre kell szabni. Konkrétabban fogalmazhat meg egy találkozó fontosságát és annak következményeit, ha nem vesz részt az esemény e-mailjéhez képest. Ez a példa is lehet alakítani egy találkozót emlékeztető e-mailt.
meghívást kapott egy találkozóra, hogy megvitassa jelenlegi szerződését 10:00 – tól 11:30-ig, 16.május 2021-én.
hálás lennék, ha ma megerősítené nekem, hogy részt vehet az ülésen.
a találkozó lehetőséget ad arra, hogy megvitassa a jelenlegi szerződését és a szolgáltatásunkkal kapcsolatos esetleges kihívásokat. Ha az idő vagy a dátum kényelmetlen,kérem, tudassa velem a lehető leghamarabb, hogy alternatív intézkedéseket.
Üdvözlettel,
Philip
lejárt fizetési emlékeztető e-mail
a fizetési emlékeztetők (sajnos) túl gyakoriak, a késedelmes fizetőkkel minden vállalkozás problémája van. A kulcs itt az, hogy távolítsa el az érzelmeket, és ellenálljon a kísértésnek, hogy dühös legyen. Mondja el a tényeket, adja meg nekik az eredményeket, és mondja el nekik, mit kell tennie.
felveszem önnel a kapcsolatot a kifizetetlen számlánkról (PR00989). A számlát 14 február 2021-én küldtük el. A standard fizetési feltételek 28 nap. A fennmaradó összeg 300 dollár.
kérjük, erősítse meg, hogy megkapta ezt az e-mailt, és tudassa velem, mikor várható a fizetés. Ha 7 napon belül nem kapjuk meg a fizetést, előfordulhat, hogy nem tudjuk tovább nyújtani szolgáltatásainkat.
ha nehézségekbe ütközik a fizetés, kérjük, lépjen kapcsolatba velem az e-mail címem vagy a közvetlen telefonszámom segítségével.
Üdvözlettel,
Saul
5 gyakori e – mail emlékeztető hibák-és hogyan lehet elkerülni őket
a fenti mintáknak értékes útmutatást kell nyújtaniuk a barátságos emlékeztető e-mailek felépítéséhez. Mielőtt aláírnánk, itt van öt gyakori e-mail emlékeztető hiba, és hogyan lehet elkerülni őket.
térj a lényegre
légy barátságos, de határozott. Egy okból emlékeztetőt írsz, ezért gyorsan térj a lényegre. Legyen részletes, konkrét és strukturált.
Kerülje el a kínos helyzetet
tudod, hogy megkapták az e-mailt (és valószínűleg ők is), de ne nevezzenek és szégyelljék magukat. Tartsa gyengéd emlékeztető e-mailjeit udvarias, barátságos és koncentrált.
soha ne kérjen bocsánatot
könnyű bocsánatot kérni (ez az, amit csinálunk, igaz?), de ez nem segít az e-mail emlékeztetőjében. Ha akarja, kissé enyhítheti az ütést (lehet, hogy elmulasztotta az előző e-mailemet), de nem kell. Ezenkívül ne írjon egy ilyen” csak emlékeztető… ” e-mailt.
adjon meg egy megoldást
mindig legyen világos, hogy mit szeretne a címzett tenni. Olyan választ és cselekvést szeretne, amely a kívánt eredményt hozza. Mondja el az illetőnek, hogy mit szeretne, és mikor.
kommunikáció ösztönzése
bizonyos esetekben jogos okok lehetnek arra, hogy valaki miért nem válaszol Önnek. Adjon meg több lehetőséget és felszólítást, hogy ösztönözze őket, hogy válaszoljanak Önnek. Ha nem akarnak e-mailt küldeni, kínáljon lehetőséget arra, hogy telefonon elérje Önt.
még mindig kíváncsi, hogyan kell írni egy szelíd emlékeztető e-mailt? A Flowrite segítségével rövid felsoroláspontokat küldhet küldésre kész emlékeztető e-mailbe az AI segítségével. Kérjen korai hozzáférést, hogy minden eddiginél gyorsabban küldjön barátságos emlékeztető e-maileket.