Suonare le vendite sembra abbastanza semplice per l’osservatore casuale: le mani del cliente sopra il loro articolo, cassiere esegue la scansione del codice a barre, l’importo totale dovuto è presentato e il pagamento è preso prontamente prima che l’acquisto è completo.
È un processo abbastanza semplice, ma molti non si rendono conto che c’è di più nell’accettare un pagamento e nell’elaborare una transazione nel punto vendita. Se sei curioso di sapere come funzionano i migliori sistemi (POS), continua a leggere.
Questo post copre i pro ei contro del moderno hardware POS, software POS e come i due lavorano insieme per creare un’esperienza di pagamento cliente senza soluzione di continuità.
Iniziamo.
Che cos’è un sistema POS?
Un sistema POS — a volte indicato come un sistema ePOS-consente ai clienti di acquistare con successo i loro prodotti scelti dal tuo negozio al punto di acquisto. Quando diciamo sistema POS ci riferiamo all’hardware e al software che consentono ai cassieri di richiamare le vendite.
Il popolare marchio POS, Square, racchiude la complessità e la semplicità di un sistema POS con questa eccellente definizione: “Un sistema POS consente alla tua azienda di accettare pagamenti dai clienti e tenere traccia delle vendite. Sembra abbastanza semplice, ma la configurazione può funzionare in modi diversi, a seconda che tu venda online, abbia un negozio fisico o entrambi.”
Scopri di più sul perché Square è uno dei preferiti del settore nella nostra recensione di Square POS. Abbiamo anche confrontato il sistema POS Square vs. Clover per aiutarti a scegliere la migliore scelta POS per la tua attività.
mPOS vs. POS vs. ePOS: qual è la differenza?
Mentre molti considerano POS ed ePOS come la stessa cosa, in alcuni paesi come il Regno Unito, i due termini hanno una distinzione importante: i sistemi POS sono registratori di cassa tradizionali mentre i sistemi ePOS sono le loro controparti elettroniche.
Un sistema mPOS è un sistema di punti vendita mobile facilmente trasportabile per aiutarti ad accettare pagamenti con totale flessibilità. I sistemi mPOS sono particolarmente popolari con il business mobile come i camion di cibo.
Si può anche sentire sistemi POS denominato soft POS. I sistemi POS morbidi consentono ai commercianti di elaborare pagamenti sicuri e senza contatto da dispositivi mobili e tablet abilitati NFC utilizzando solo un’applicazione software POS, senza hardware necessario. Con i sistemi POS morbidi, i clienti possono utilizzare un portafoglio digitale come Google Pay o Apple Pay per acquistare oggetti.
I sistemi POS morbidi sono la prossima ondata di elaborazione delle transazioni, in costante crescita della domanda. Eliminano i costi hardware, risparmiando i soldi aziendali sui terminali delle carte e sulle stampanti di ricevute. Come sottoprodotto di questo, sono anche molto più rispettosi dell’ambiente rispetto ai sistemi POS tradizionali.
Il termine standalone POS sembra essere più popolare in paesi come gli Stati Uniti e l’Australia, mentre “ePOS” o un sistema POS elettronico, è più ampiamente usato nel Regno Unito.
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Sistemi POS vs registratori di cassa
Pensa ai registratori di cassa come alla versione analogica dei moderni sistemi POS (o sistemi ePOS se sei nel Regno Unito). Il primo è un dispositivo il cui scopo principale è quello di richiamare le vendite, mentre il secondo è un sistema integrato che non solo facilita il processo di checkout, ma ti aiuta anche a gestire il tuo inventario, commercializzare i tuoi clienti e gestire la tua attività nel suo complesso.
I registratori di cassa si concentrano solo sulle vendite. Non si sincronizzano con il tuo sistema di inventario, ti forniscono report o “parlano” con le altre app aziendali.
A volte un sistema POS è indicato come un registratore di cassa POS, ma i due sono nettamente diversi. Un sistema POS ha più capacità di gestione aziendale e dei dipendenti e può anche connettersi con altre piattaforme che stai utilizzando nella tua azienda.
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Componenti chiave di un sistema POS
Non possiamo parlare di come funzionano i sistemi POS senza prima discutere i suoi componenti. Generalmente, i sistemi POS sono composti da due parti strettamente collegate: hardware POS e software POS.
L’hardware copre l’apparecchiatura o i dispositivi utilizzati per eseguire il processo di checkout. Essi includono:
- POS screen display
- Barcode scanner
- Receipt printer
- Payment terminal
- Cash drawer
Non tutti i sistemi POS avranno ogni singolo dispositivo sopra. Se si inviano ricevute e-mail, ad esempio, non è necessaria una stampante per ricevute. Se si accettano solo pagamenti con carta di credito o fare affari on-the-go, quindi un cassetto dei contanti non è necessario.
I due must-have in qualsiasi sistema POS sono il display e il terminale di pagamento.
Il software è il programma che esegue il tuo POS. L’aspetto, la sensazione e la funzionalità del software POS varieranno da un provider all’altro, ma la maggior parte dei sistemi moderni avrà le seguenti caratteristiche:
- Sale screen
- Inventory management
- Customer relationship management
- Reporting and analytics
On-premise vs. cloud-based
Il software POS può anche essere classificato come basato su cloud o on-premise (on-site). Il primo è accessibile tramite Internet, mentre il secondo è ospitato localmente sul proprio server o computer.
I sistemi di punti vendita basati su cloud di solito funzionano attraverso un modello SaaS (Software as a Service) e i fornitori applicano una quota di abbonamento per il software. I sistemi POS on-premise sono installati sul computer e in genere è necessario pagare il software in anticipo o pagare una tassa di licenza.
Molti optano per il software basato su cloud perché sono più accessibili e scalabili. Con le soluzioni basate su cloud, è possibile accedere al software da qualsiasi dispositivo fino a quando si dispone di una connessione a Internet, rendendo più facile il check-in per affari.
Gli aggiornamenti avvengono automaticamente e devi semplicemente scaricare l’ultima versione del software.
Con il software on-premise, la soluzione “vive” nel tuo dispositivo o server, quindi sei responsabile della manutenzione e dell’aggiornamento del software. Le aziende che preferiscono avere i propri dati in loco sono di solito quelli che scelgono il software on-premise.
Come funzionano i sistemi POS: entrano in gioco diversi componenti
I migliori sistemi POS funzionano quando i componenti sopra menzionati funzionano perfettamente insieme per abilitare la transazione. Pensate in questo modo: l’hardware e il software della vostra soluzione POS “parlare” tra di loro per rendere la vendita accadere.
Ecco come:
Le cose iniziano quando una vendita viene avviata dal cassiere. Cioè, quando scansionano un prodotto o lo inseriscono nella schermata di vendita. In questa fase, il software POS popola la schermata di vendita con ogni elemento pubblicitario. Visualizza il prodotto insieme al prezzo e l’importo totale dovuto.
Nel backend, il software si sincronizza con la gestione dell’inventario e regola i livelli di magazzino in base alle quantità acquistate dal cliente.
Mentre tutto ciò sta accadendo, il cassiere comunica al cliente l’importo dovuto e l’acquirente seleziona un metodo di pagamento. Se il cliente paga elettronicamente tramite carta di credito o il proprio dispositivo mobile, fa scattare il terminale di pagamento per entrare in gioco. Il cliente segue le istruzioni sul terminale e passa attraverso la vendita. Se stanno pagando in contanti, possono semplicemente consegnare l’importo alla cassa.
Il cassiere conferma l’importo alla loro fine. Quindi, la stampante di ricevute viene attivata e stampa la ricevuta. Per le transazioni in contanti, la stampante invia un segnale al cassetto per aprire quando necessario.
Nota: Altre cose possono avvenire, a seconda del negozio. Ad esempio, alcuni negozi hanno un programma di fidelizzazione, nel qual caso il cliente fornisce al cassiere i dettagli del membro. Altre volte, il commerciante può chiedere al cliente di inserire le proprie informazioni di contatto. Queste cose possono accadere prima o dopo la fase di pagamento, a seconda della configurazione del negozio.
Dietro le quinte, il software sta anche lavorando per tenere tutto sotto controllo. I livelli delle scorte vengono aggiornati e i dati vengono inseriti nel reporting e nell’analisi del sistema. Se vengono acquisiti i dettagli del cliente o i dati di fidelizzazione, il sistema li memorizza anche nel suo database.
Non si ferma qui: i sistemi POS svolgono un ruolo importante dopo la transazione
Il lavoro del tuo sistema POS o ePOS non termina quando la transazione è finita. Come accennato in precedenza, i nuovi sistemi di punti vendita possono aiutarti a gestire più componenti della tua attività, tra cui gestione dell’inventario e dei clienti, finanze, analisi e altro ancora.
Si consideri quanto segue:
Ogni volta che si effettua una vendita, il software POS registra la transazione e aggiorna il livello delle scorte. Diciamo che sei una boutique di abbigliamento, e all’inizio della giornata, avevi 50 grandi maxi gonne in magazzino. Per tutto il giorno, hai venduto 25 di quei vestiti. Se tutto funziona correttamente, il sistema POS avrebbe registrato quelle transazioni 25 e modificato i livelli delle scorte di conseguenza.
Un sistema POS che tiene traccia del tuo inventario diventa particolarmente utile se è in grado di connettersi con gli altri canali di vendita. Tornando all’esempio dei maxi abiti, se hai venduto altri 10 abiti online, il tuo sistema dovrebbe tenere conto di tali vendite e aggiornare i livelli di inventario complessivi.
I sistemi POS integrati offrono la migliore soluzione POS
Il sistema POS e il processore di pagamento funzionano mano nella mano. Per ottenere i migliori risultati, optare per una soluzione di pagamento integrata, in cui il sistema POS ristorante o software POS al dettaglio interfacce direttamente con il processore di pagamento. In questo modo, quando un cliente effettua un pagamento tramite carta di credito, i suoi dati di pagamento si alimentano direttamente nel tuo POS e puoi aumentare le vendite più velocemente.
Sebbene sia possibile optare per pagamenti non integrati, questa configurazione richiederà ai cassieri di inserire manualmente i dati di pagamento nel POS, il che rende l’esperienza più ingombrante.
I pagamenti integrati POS facilitano anche la riconciliazione di fine giornata. Invece di controllare manualmente le ricevute rispetto a tutte le transazioni, una soluzione di pagamento integrata automatizza il processo, risparmiando così tempo e riducendo al minimo gli errori.
Ora si sa come lavorare, apprendere 5 motivi per cui un’azienda ha bisogno di un POS (Point of sale) sistema e come scegliere il giusto sistema POS per il vostro business.
Una delle grandi cose di un moderno sistema POS o ePOS è avere un accesso più facile ai dati e alle intuizioni. A differenza dei registratori di cassa tradizionali, che registrano solo le transazioni, i sistemi POS possono tracciare e analizzare le vendite, l’inventario e i dati dei clienti, il che porta a potenti report e analisi.
I migliori sistemi POS sul mercato rendono facile tracciare metriche importanti nella tua attività e molti ti consentono di filtrare i dati in modo da poter trovare facilmente le informazioni di cui hai bisogno.
Ad esempio, se desideri generare report di vendita per un determinato periodo di tempo, categoria di prodotto o anche gruppo di clienti, un solido sistema POS ti aiuterà a farlo. Vuoi capire quali sono i tuoi migliori venditori o quanto velocemente si muove lo stock? Ci sono un sacco di soluzioni POS che possono scricchiolare i numeri alla goccia di un cappello.
Queste cose semplicemente non sono possibili con un registratore di cassa goffo, ed è uno dei tanti motivi per cui sempre più aziende stanno passando a nuovi e fidati sistemi POS.