Se é uma falta de pagamento, uma reunião urgente, ou uma solicitação de deixar, às vezes, você precisará enviar um e-mail de lembrete.
Os E – mails de lembrete devem ser educados, profissionais e persuasivos-obtendo seu ponto de vista enquanto permanece no lado direito da grosseria. No final do E-mail, o destinatário deve saber exatamente o que precisa fazer e quando.
e-mails de lembrete amigáveis são notoriamente difíceis de pregar, mas isso não precisa ser o caso. Ao ler este guia e seguir nossos princípios para escrever um e-mail de lembrete, você poderá enviar um lembrete gentil em minutos.
o que é um e-mail de lembrete?
existem inúmeras razões pelas quais você pode precisar enviar um lembrete por e-mail. Alguns deles incluem confirmar a participação em uma próxima reunião ou entrevista, destacando uma fatura não paga ou trabalho tardio.
lembretes de E-mail são normalmente divididos em dois tipos:
- um e – mail enviado antes que algo aconteça-um lembrete amigável de que uma reunião deve acontecer, por exemplo.
- um lembrete de E – mail após algo não ter acontecido-um lembrete de que uma fatura não foi paga até a data de vencimento, por exemplo.
um e-mail de lembrete tem um único propósito: fazer com que alguém aja.
seja enviando um e-mail de volta, ligando de volta, enviando o trabalho ou pagando sua conta. No final do E-mail, eles devem saber o que você quer que eles façam, como você quer que eles façam isso e quando.
é tão simples, então por que tantos de nós acham tão difícil escrever e-mails de lembrete educados? É o meio que torna a mensagem um desafio.
ao contrário das chamadas telefônicas, o e-mail é passivo. Remover o elemento humano pode causar problemas de compreensão e levar à evitação e à falta de ação. As pessoas acham mais fácil ignorar um e-mail do que um telefonema.
então, o que você pode fazer? Se você está correspondendo em uma capacidade de negócios ou pessoal, escrever um e-mail profissional é uma habilidade essencial que você tem que dominar.Ao escrever um e-mail de lembrete, o desafio é encontrar o equilíbrio certo entre ser profissional, educado e persuasivo. E-mails de lembrete amigáveis devem aderir às regras formais da etiqueta de E-mail, mas garantir que não haja espaço para confusão.Acadêmicos que estudam e-mails concluíram que o uso do ” tom e atitude apropriados nos e-mails pode ajudar a mitigar os desafios que o meio apresenta.”Por ser profissional, educado e persuasivo, mas gentil, você pode fazer com que as pessoas respondam. Por outro lado, seu e-mail provavelmente será ignorado se parecer rude, agressivo ou ambivalente.
por que os e-mails de lembrete amigáveis são importantes?Escrever e-mails de lembrete educado é uma necessidade em nossas vidas pessoais e profissionais. Os e-mails são a moeda comercial do mundo, com mais de 300 bilhões de mensagens eletrônicas enviadas todos os dias. O trabalhador médio recebe 121 e-mails por dia, e estima-se que um incrível (ou chocante) 35% desses e-mails comerciais não sejam lidos.
eles também têm 651 e-mails não lidos em sua caixa de entrada. Isso é um monte de mensagens perdidas e remetentes infelizes. Quantos tens?
se você se encontrar se afogando em comunicações digitais, não se desespere. Pesquisas com foco em R & D em empresas dos EUA descobriram que ” os administradores de inovação têm um número maior de contatos diretos, estão mais comprometidos em conversas e recebem mais mensagens do que enviam.”Eles também descobriram que as pessoas inovadoras eram mais propensas a responder prontamente e profissionalmente.
quando você considera quanto tempo leva para abrir, ler e responder a um e-mail, não é surpreendente que até mesmo a correspondência essencial possa ser perdida. Mas os e-mails perdidos podem se traduzir em receita perdida, com a PME média do Reino Unido tendo pelo menos cinco faturas pendentes, em uma média de US $11.700. Quantos e-mails de lembrete de pagamento vencidos Você enviou?
os respondentes podem não estar ignorando seu e-mail de propósito. Na verdade, filtros de spam cada vez mais sensíveis podem colar sua correspondência crucial em uma pasta Lixo – especialmente se contiver um anexo.
e-mails de lembrete amigáveis podem ser difíceis de escrever e difíceis de receber, portanto, mantenha-os concisos. O destinatário precisa fazer duas coisas: ler o e-mail e responder. É tão simples, então não há razão para complicar demais o envio deles.
como escrever um e-mail de lembrete
os e-mails de lembrete devem ser curtos, rápidos e diretos. Você quer que a pessoa faça algo, então você deve ser claro. Você deve ser assertivo e evitar ser rude. Sair como indelicado é a maneira mais rápida de seu e-mail ser demitido completamente.
em termos de Tom, recomendamos que você seja formal ao enviar e-mails de lembrete gentis. Se você está lidando com algo sério, como uma fatura não paga, pode ser necessário consultar o e-mail novamente no futuro ou até mesmo usá-lo como prova, então seja o mais educado possível.
Nossa pesquisa encontrou que há seis componentes cruciais de sucesso lembrete de e-mails:
- linha de Assunto
- Saudação
- Situação
- Solução
- Ação
- Sign-off
Vamos ver mais detalhadamente o passo-a-passo.
linha de assunto
recomendamos ser claro em suas linhas de assunto de E-mail de lembrete. Nossa amostra abaixo significa que o destinatário não pode ter dúvidas sobre o que é o e-mail.
saudação por e-mail
ser educado e profissional é a abordagem certa. Não vamos nos aprofundar muito nas nuances das saudações por e-mail, mas Leia nosso guia sobre como iniciar um e-mail profissional se quiser saber mais.
Situação
Explicar o problema e ser específico. Inclua referências, datas e detalhes. Seja claro e inequívoco.
estou entrando em contato com você sobre o nosso não paga a fatura (SC0856). Enviamos a fatura em 1º de janeiro de 2021. Nossos termos do pagamento dos padrões são 28 dias. O valor em dívida é de $240.
solução
seremos um pouco mais gentis nesta amostra de E-mail de lembrete do que você necessariamente precisa ser. Ainda assim, muitas vezes ajuda-especialmente se você é uma pequena empresa e a pessoa com quem está se comunicando é um cliente ou cliente valioso.
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por favor você pode pagar a fatura imediatamente. Somos uma pequena empresa e contamos com nossos clientes para pagar prontamente. Isso garante que possamos continuar a apoiar você e sua empresa.
às vezes, pode haver desculpas legítimas sobre por que um e-mail ou fatura é ignorado ou não pago. Ser educado e profissional lhe dá a melhor chance de alcançar um resultado satisfatório.
ação
diga ao destinatário exatamente o que você deseja que ele faça. Se você quiser que eles paguem, diga a eles. Se você quiser definir uma data, faça isso. Mas resista a fazer ameaças ou ficar com raiva. É menos provável que você alcance o resultado desejado se o fizer.
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eu agradeceria se você pudesse me informar quando você pagou a fatura. Se você estiver tendo problemas para pagar, entre em contato comigo o mais rápido possível.
no caso de pagadores atrasados consistentes, você pode especificar uma data para pagamento. Em alguns casos, você pode querer explicar as consequências se alguém não responder gentilmente a você. Pode ser que você ofereça seu horário de entrevista a outra pessoa ou comece um processo formal para recuperar a receita perdida.
novamente: se você é claro sobre o que deseja, não há margem para mal-entendidos.
e-mail sign-off
encerrar seu e-mail formal e educadamente. Se você precisar de um lembrete sobre como terminar um e-mail profissionalmente, confira nosso guia.
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sinceramente,
Andrew
amostras de E-mail de lembrete
Aqui estão algumas amostras de lembrete de E-mail padrão e relativamente suaves que você pode achar útil. Eles também usam a estrutura de seis pontos que estabelecemos acima. Se você se inspira em nossos exemplos ou não, lembre-se sempre dos aspectos centrais de um e-mail de lembrete gentil que apresentamos neste blog.
lembrete gentil e-mail para boss
um lembrete de E-mail gentil para seu chefe pode ser um assunto sensível, mas o princípio ainda é o mesmo. Mantenha-o profissional, educado e persuasivo. Esta amostra também pode funcionar como um e-mail de lembrete gentil para um gerente de RH, professor ou colega.
recentemente, enviei um pedido de licença para a semana de 1 de agosto a 5 de agosto de 2021. Espero reservar umas férias com a minha família.
por favor, você pode confirmar se meu pedido de licença foi concedido quando você pode? Uma vez que eu tenha a sua aprovação, eu vou ser capaz de reservar o feriado. Se você gostaria de discutir o meu pedido, por favor me avise assim que puder.
melhor,
George
email de lembrete para o cliente
às vezes, um projeto pode ser mantido se um cliente, contratante, partes interessadas ou outra pessoa não desempenhar sua parte. Um e-mail de lembrete gentil para um cliente pode colocar seu projeto de volta nos trilhos.
estou entrando em contato para confirmar se você recebeu nosso plano de projeto? O documento do projeto é uma parte crucial da estratégia que criamos para você e precisa de sua assinatura antes de começar a trabalhar.
se você puder revisar o documento e me informar se estiver satisfeito com ele, podemos começar.
se você não recebeu os documentos ou tiver alguma dúvida, entre em contato comigo o mais rápido possível. Eu ficaria feliz em falar com você através dele e fornecer qualquer informação adicional que você possa exigir.
melhores cumprimentos,
Karen
Event reminder email
Event reminder emails são necessários para garantir que seu evento seja um sucesso. Você provavelmente estará enviando alguns desses, então este exemplo de E-mail de lembrete é tranquilizadoramente curto, doce, e direto ao ponto.
estou entrando em contato para confirmar a sua presença no nosso evento, “Gestão de mudanças em tempos de crise”, que tem lugar em 1 de setembro de 2021.
o evento provou ser popular e os lugares estão em demanda. Para confirmar sua vaga, responda por escrito respondendo a este e-mail. Depois de confirmar sua participação, forneceremos todos os detalhes de que você precisa para o evento.
se não soubermos de você até 1º de agosto de 2021, assumiremos que você não está participando e ofereceremos seu lugar a outra pessoa.
Atenciosamente,
Emma
e-mail de lembrete de reunião
as solicitações de reunião devem ser sempre personalizadas. Você pode ser mais específico sobre a importância de uma reunião e as implicações de não comparecer em comparação com o e-mail do evento. Este exemplo também pode ser transformado em um e-mail de lembrete de compromisso.
Você tenha sido convidado para uma reunião para discutir o seu contrato atual das 10:00 – 11:30 am em 16 de Maio de 2021. Eu ficaria muito grato se você pudesse confirmar-Me hoje que você pode participar da reunião. A reunião é uma oportunidade para você discutir seu contrato atual e quaisquer desafios potenciais que você possa ter tido com o nosso serviço. Se a hora ou data é Inconveniente, por favor me avise o mais rápido possível para fazer arranjos alternativos.
sinceramente,
Philip
lembrete de pagamento atrasado email
lembretes de pagamento são (infelizmente) muito comuns, com os pagadores atrasados um problema que enfrenta todas as empresas. A chave aqui é remover a emoção e resistir à tentação de ficar com raiva. Declare os fatos, dê a eles os resultados e diga a eles o que você precisa que eles façam.
estou entrando em contato com você sobre nossa fatura não paga (PR00989). Enviamos a fatura em 14 de fevereiro de 2021. Nossos termos padrão do pagamento são 28 dias. O valor em dívida é de £300.
por favor confirme que você recebeu este e-mail e deixe-me saber quando podemos esperar para receber o pagamento. Se não recebermos o pagamento no prazo de 7 dias, talvez não possamos continuar a fornecer nossos serviços.
se você estiver enfrentando dificuldades para fazer um pagamento, entre em contato comigo usando meu endereço de E-mail ou número de telefone direto.
Atenciosamente,
Saulo
5 comuns de e-mail de lembrete de erros e como evitá-los
Os exemplos acima devem fornecer algumas valiosas orientações sobre como estruturar lembrete amigável e-mails. Antes de assinarmos, Aqui estão cinco erros comuns de lembrete de E-mail e como você pode evitá-los.
chegue ao ponto
seja amigável, mas firme. Você está escrevendo um lembrete por um motivo, então chegue ao ponto rapidamente. Seja detalhado, específico e estruturado.
evite constrangimento
você sabe que eles receberam o e-mail (e provavelmente também), mas não nomeie e envergonhe. Mantenha seus e-mails de lembrete gentis educados, amigáveis e focados.
nunca peça desculpas
é fácil pedir desculpas (é o que fazemos, certo?), mas não vai ajudar o seu lembrete de E-mail. Se você quiser, pode suavizar um pouco o golpe (pode ter perdido meu e-mail anterior), mas não precisa. Além disso, não escreva um desses e-mails “apenas um lembrete…”.
forneça uma solução
sempre seja claro sobre o que você deseja que o destinatário faça. Você quer uma resposta e uma ação que entregue o resultado desejado. Diga à pessoa o que você quer que ela faça e quando.
incentivar a comunicação
em alguns casos, pode haver razões legítimas pelas quais alguém não está respondendo a você. Forneça várias oportunidades e prompts para incentivá-los a responder a você. Se eles não quiserem enviar um e-mail para você, ofereça a chance de entrar em contato com você por telefone.
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