fie că este vorba de o plată lipsă, de o întâlnire urgentă sau de o cerere de concediu, uneori va trebui să trimiteți un e-mail de memento.
e – mailurile de reamintire ar trebui să fie politicoase, profesionale și convingătoare-obținând punctul dvs. de vedere, rămânând în partea dreaptă a grosolăniei. Până la sfârșitul e-mailului, destinatarul ar trebui să știe exact ce trebuie să facă și când.
e-mailurile cu memento prietenos sunt notoriu dificil de cuie, dar nu trebuie să fie cazul. Citind acest ghid și urmând principiile noastre pentru scrierea unui e-mail de reamintire, veți putea trimite un memento blând în câteva minute.
ce este un e-mail de reamintire?
există numeroase motive pentru care poate fi necesar să trimiteți un memento prin e-mail. Unele dintre acestea includ confirmarea prezenței la o întâlnire sau un interviu viitoare, evidențierea unei facturi neplătite sau a unei lucrări târzii.
memento-uri de e-mail sunt de obicei împărțite în două tipuri:
- un e – mail trimis înainte de a se întâmpla ceva-un memento prietenos că o întâlnire trebuie să se întâmple, de exemplu.
- un memento de e – mail după ce ceva nu a reușit să se întâmple-un memento că o factură nu a fost plătită până la data scadenței, de exemplu.
un e-mail de reamintire are un singur scop: să determine pe cineva să acționeze.
fie că vă trimite prin e-mail, vă sună înapoi, vă trimite lucrarea sau vă plătește factura. La sfârșitul e-mailului, ei trebuie să știe ce vrei să facă, cum vrei să o facă și când.
este atât de simplu, așa că de ce atât de mulți dintre noi găsi scris e-mailuri memento politicos atât de greu? Este mediul care face mesajul o provocare.
spre deosebire de apelurile telefonice, e-mailul este pasiv. Îndepărtarea elementului uman poate provoca probleme de înțelegere și poate duce la evitare și lipsă de acțiune. Oamenilor le este mai ușor să ignore un e-mail decât un apel telefonic.
deci, ce poți face? Indiferent dacă sunteți corespunzător într-o capacitate de afaceri sau una personală, scrierea unui e-mail profesional este o abilitate esențială pe care trebuie să o stăpâniți.
când scrieți un e-mail de reamintire, provocarea este de a găsi echilibrul corect între a fi profesionist, politicos și convingător. E-mailurile de reamintire prietenoase ar trebui să respecte regulile formale ale etichetei de e-mail, dar să se asigure că nu există loc pentru confuzie.
academicienii care studiază e-mailurile au ajuns la concluzia că utilizarea „tonului și atitudinii adecvate în e-mailuri poate ajuta la atenuarea provocărilor pe care le prezintă mediul.”Fiind profesionist, politicos și convingător, dar amabil, puteți determina oamenii să răspundă. Pe de altă parte, e-mailul dvs. este probabil să fie ignorat dacă este nepoliticos, agresiv sau ambivalent.
de ce sunt importante e-mailurile cu memento prietenos?
scrierea e-mailurilor de reamintire politicoasă este o necesitate în viața noastră personală și profesională. E-mailurile sunt moneda de afaceri a lumii, cu peste 300 de miliarde de mesaje electronice trimise în fiecare zi. Lucrătorul mediu primește 121 de e-mailuri pe zi și se estimează că un incredibil (sau șocant) 35% din aceste e-mailuri de afaceri nu sunt citite.
de asemenea, au 651 de e-mailuri necitite în căsuța de e-mail. Sunt o mulțime de mesaje pierdute și expeditori nefericiți. Câte ai?
dacă vă aflați înecați în comunicațiile digitale, nu disperați. Cercetările axate pe R & D în firmele americane au constatat că ” administratorii de inovare au un număr mai mare de contacte directe, sunt mai angajați în conversații și primesc mai multe mesaje decât trimit.”De asemenea, au descoperit că oamenii inovatori au mai multe șanse să răspundă prompt și profesional.
când luați în considerare cât durează deschiderea, citirea și răspunsul la un e-mail, nu este surprinzător faptul că chiar și corespondența esențială poate fi ratată. Dar e-mailurile lipsă se pot traduce în venituri pierdute, IMM-ul mediu din Marea Britanie având cel puțin cinci facturi restante, la o medie de 11.700 USD. Câte e-mailuri de reamintire a plății restante ați trimis?
este posibil ca respondenții să nu ignore intenționat e-mailul dvs. De fapt, filtrele de spam din ce în ce mai sensibile vă pot lipi corespondența crucială într – un folder junk-mai ales dacă conține un atașament.
e-mailurile de reamintire prietenoase pot fi provocatoare de scris și incomode de primit, așa că păstrați-le concise. Destinatarul trebuie să facă două lucruri: să citească e-mailul și să răspundă. Este atât de simplu, deci nu există nici un motiv pentru a complica prea mult trimiterea lor.
cum se scrie un e-mail de memento
e-mailurile de memento ar trebui să fie scurte, rapide și la obiect. Vrei ca persoana să facă ceva, așa că trebuie să fii clar. Trebuie să fii asertiv și să eviți să fii nepoliticos. Venind ca nepoliticos este cel mai rapid mod pentru e-mail pentru a obține respins cu totul.
în ceea ce privește tonul, vă recomandăm să fiți formal atunci când trimiteți e-mailuri de reamintire amabile. Dacă aveți de-a face cu ceva grav, cum ar fi o factură neplătită, poate fi necesar să consultați din nou e-mailul în viitor sau chiar să îl utilizați ca dovadă, deci fiți cât mai politicos posibil.
cercetările noastre au constatat că există șase componente cruciale ale e-mailurilor de reamintire de succes:
- subiect
- salut
- situație
- soluție
- acțiune
- semnare
să le analizăm mai detaliat pas cu pas.
subiect
vă recomandăm să fie clar în liniile de subiect de e-mail memento. Eșantionul nostru de mai jos înseamnă că destinatarul nu poate avea nicio îndoială despre ce este e-mailul.
e-mail salut
fiind politicos și profesional este abordarea corectă. Nu vom intra prea adânc în nuanțele salutărilor prin e-mail, dar citiți ghidul nostru despre cum să începeți un e-mail profesional dacă doriți să aflați mai multe.
situația
explicați problema și fiți specifici. Includeți referințe, date și detalii. Fii clar și neechivoc.
vă contactez în legătură cu factura neplătită (SC0856). Am trimis factura la 1 ianuarie 2021. Condițiile noastre de plată standard sunt de 28 de zile. Suma restantă este de 240 USD.
soluție
vom fi un pic mai natură în acest eșantion de e-mail memento decât trebuie neapărat să fie. Totuși, de multe ori ajută – mai ales dacă sunteți o afacere mică și persoana cu care comunicați este un client sau un client apreciat.
vă contactez în legătură cu factura neplătită (SC0856). Am trimis factura la 1 ianuarie 2021. Condițiile noastre de plată standard sunt de 28 de zile. Suma restantă este de 240 USD.
vă rugăm să puteți plăti factura imediat. Suntem o afacere mică și ne bazăm pe clienții noștri să plătească prompt. Acest lucru ne asigură că putem continua să vă sprijinim pe dvs. și afacerea dvs.
uneori pot exista scuze legitime cu privire la motivul pentru care un e-mail sau o factură este ignorat sau neplătit. A fi politicos și profesionist vă oferă cele mai bune șanse de a obține un rezultat satisfăcător.
acțiune
spuneți destinatarului exact ce doriți să facă. Dacă vrei să te plătească, Spune-le. Dacă doriți să setați o dată, faceți acest lucru. Dar rezistă să faci amenințări sau să te enervezi. Este mai puțin probabil că veți obține rezultatul dorit dacă faceți acest lucru.
vă contactez în legătură cu factura neplătită (SC0856). Am trimis factura la 1 ianuarie 2021. Condițiile noastre de plată standard sunt de 28 de zile. Suma restantă este de 240 USD.
vă rugăm să puteți plăti factura imediat. Suntem o afacere mică și ne bazăm pe clienții noștri să plătească prompt. Acest lucru ne asigură că putem continua să vă sprijinim pe dvs. și afacerea dvs.
aș aprecia dacă ați putea să-mi spuneți când ați plătit factura. Dacă întâmpinați probleme de plată, vă rugăm să contactați-mă cât mai curând posibil.
în cazul plătitorilor cu întârziere consecvenți, este posibil să doriți să specificați o dată pentru plată. În unele cazuri, poate doriți să explicați consecințele dacă cineva nu vă răspunde cu amabilitate. S-ar putea să oferiți slotul de interviu altcuiva sau să începeți procedurile oficiale pentru a recupera veniturile pierdute.
din nou: dacă sunteți clar despre ceea ce vrei, nu există nici o marjă de neînțelegere.
e-mail sign-off
termina e-mail în mod oficial și politicos. Dacă aveți nevoie de un memento despre cum să încheiați un e-mail profesional, consultați ghidul nostru.
vă contactez în legătură cu factura neplătită (SC0856). Am trimis factura la 1 ianuarie 2021. Condițiile noastre de plată standard sunt de 28 de zile. Suma restantă este de 240 USD.
vă rugăm să puteți plăti factura imediat. Suntem o afacere mică și ne bazăm pe clienții noștri să plătească prompt. Acest lucru ne asigură că putem continua să vă sprijinim pe dvs. și afacerea dvs.
aș aprecia dacă ați putea să-mi spuneți când ați plătit factura. Dacă întâmpinați probleme de plată, vă rugăm să contactați-mă cât mai curând posibil.
Cu stimă,
Andrei
eșantioane de e-mail memento
iată câteva eșantioane de memento de e-mail standard și relativ blânde pe care le-ați putea găsi utile. De asemenea, folosesc cadrul de șase puncte pe care l-am stabilit mai sus. Indiferent dacă vă inspirați din exemplele noastre sau nu, amintiți-vă întotdeauna aspectele de bază ale unui e-mail de reamintire amabil pe care l-am prezentat în acest blog.
Gentle reminder email to boss
un memento de e-mail blând pentru șeful tău poate fi un subiect sensibil, dar principiul este în continuare același. Păstrați-l profesional, politicos și convingător. Acest eșantion ar putea funcționa, de asemenea, ca un fel de e-mail de reamintire către un manager de resurse umane, profesor sau coleg.
v-am trimis recent o cerere de concediu pentru săptămâna 1 August-5 August 2021. Sper să rezerv o vacanță cu familia mea.
vă rugăm să puteți confirma dacă cererea mea de concediu a fost acordată atunci când puteți?
odată ce am aprobarea dvs., voi putea rezerva vacanța. Dacă doriți să discutați cererea mea, vă rog să-mi spuneți cât mai curând posibil.
cel mai bun,
George
memento e-mail la client
uneori, un proiect poate fi reținut în cazul în care un client, contractant, părțile interesate, sau altcineva nu reușește să joace rolul lor. Un e-mail memento blând la un client poate obține proiectul înapoi pe drumul cel bun.
sunt obtinerea în contact pentru a confirma dacă ați primit planul nostru de proiect?
documentul de proiect este o parte crucială a strategiei pe care am creat-o pentru dvs. și are nevoie de semnarea dvs. înainte de a începe să lucrăm.
dacă puteți revizui documentul și anunțați-mă dacă sunteți mulțumit de el, putem începe.
dacă nu ați primit documentele sau aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați cât mai curând posibil. Aș fi fericit să vă vorbesc prin ea și să furnizeze orice informații suplimentare s-ar putea solicita.
cu respect,
Karen
Event reminder email
e-mailurile Event reminder sunt necesare pentru a vă asigura că evenimentul dvs. este un succes. Probabil că veți trimite destul de multe dintre acestea, astfel încât acest eșantion de e-mail de reamintire este liniștitor de scurt, dulce și la obiect.
vă contactez pentru a vă confirma participarea la evenimentul nostru, ‘gestionarea schimbării într-o perioadă de criză’, care are loc la 1 septembrie 2021.
evenimentul s-a dovedit a fi popular, iar locurile sunt la cerere. Pentru a confirma locul dvs., vă rugăm să răspundeți în scris răspunzând la acest e-mail. Odată ce ați confirmat participarea, vă vom oferi toate detaliile de care aveți nevoie pentru eveniment.
dacă nu auzim de la dvs. până la 1 August 2021, vom presupune că nu participați și vă oferim locul altcuiva.
cu respect,
Emma
e-mail memento întâlnire
cererile de întâlnire ar trebui să fie întotdeauna personalizate. Puteți fi mai specific cu privire la importanța unei întâlniri și implicațiile de a nu participa în comparație cu e-mailul evenimentului. Acest exemplu poate fi, de asemenea, transformat într-un e-mail de reamintire a programării.
ați fost invitat la o întâlnire pentru a discuta despre contractul dvs. actual de la 10:00 am – 11: 30 am pe 16 mai 2021.
aș fi recunoscător dacă mi-ați putea confirma astăzi că puteți participa la întâlnire.
întâlnirea este o șansă pentru dvs. de a discuta contractul dvs. actual și orice provocări potențiale pe care le-ați avut cu serviciul nostru. În cazul în care ora sau data este incomod, vă rugăm să-mi spuneți cât mai curând posibil pentru a face aranjamente alternative.
Cu stimă,
Philip
restante de plată memento e-mail
memento-uri de plată sunt (din păcate) prea comune, cu plătitorii de întârziere o problemă cu care se confruntă toate întreprinderile. Cheia aici este să elimini emoția și să rezisti tentației de a te enerva. Spuneți faptele, dați-le rezultatele și spuneți-le ce trebuie să facă.
vă contactez în legătură cu factura neplătită (PR00989). Am trimis factura pe 14 februarie 2021. Condițiile noastre standard de plată sunt de 28 de zile. Suma restantă este de 300 de lei.
vă rugăm să confirmați că ați primit acest e-mail și să-mi spuneți când ne putem aștepta să primim plata. Dacă nu primim plata în termen de 7 zile, este posibil să nu putem continua să furnizăm serviciile noastre.
dacă întâmpinați dificultăți în efectuarea unei plăți, vă rugăm să mă contactați folosind adresa mea de e-mail sau numărul de telefon direct.
Cu stimă,
Saul
5 greșeli comune de memento prin e – mail-și cum să le evitați
eșantioanele de mai sus ar trebui să ofere câteva orientări valoroase despre cum să structurați e-mailurile de memento prietenoase. Înainte de a semna-off, aici sunt cinci greșeli comune memento e-mail și cum le puteți evita.
ajunge la punctul
fii prietenos, dar ferm. Scrii un memento pentru un motiv, așa că treci rapid la subiect. Fii detaliat, specific și structurat.
evitați jena
știți că au primit e-mailul (și probabil că și ei), dar nu numiți și rușinați. Păstrați-vă e-mailurile cu memento blând politicos, prietenos și concentrat.
nu vă cereți niciodată scuze
este ușor să vă cereți scuze (este ceea ce facem, nu?), dar nu vă va ajuta memento-ul de e-mail. Dacă doriți, puteți înmuia puțin lovitura (este posibil să fi ratat e-mailul meu anterior), dar nu este nevoie. De asemenea, nu scrieți unul dintre acele e-mailuri „doar un memento…”.
furnizați o soluție
fiți întotdeauna clar despre ceea ce doriți să facă destinatarul. Vrei un răspuns și o acțiune care oferă rezultatul dorit. Spune-i persoanei ce vrei să facă și când.
încurajați comunicarea
în unele cazuri, pot exista motive legitime pentru care cineva nu vă răspunde. Oferiți mai multe oportunități și solicitări pentru a le încuraja să vă răspundă. Dacă nu doresc să vă trimită un e-mail, oferiți șansa de a vă contacta prin telefon.
încă vă întrebați cum să scrieți un e-mail de memento blând? Cu Flowrite, puteți transforma punctele scurte într-un e-mail de memento gata de trimis cu AI. Solicitați acces timpuriu pentru a trimite e-mailuri de memento prietenoase mai repede ca niciodată.