oavsett om det är en saknad betalning, ett brådskande möte, eller en begäran om ledighet, ibland måste du skicka en påminnelse e-post.
påminnelsemail ska vara artiga, professionella och övertygande – få din poäng över medan du är kvar på höger sida av elakhet. I slutet av e-postmeddelandet bör mottagaren veta exakt vad de behöver göra och när.
vänliga påminnelsemail är notoriskt knepiga att spika, men det behöver inte vara fallet. Genom att läsa den här guiden och följa våra principer för att skriva ett påminnelsemail kan du skicka en mild påminnelse på några minuter.
Vad är en påminnelse e-post?
det finns många anledningar till varför du kan behöva skicka en påminnelse via e-post. Några av dessa inkluderar att bekräfta närvaro vid ett kommande möte eller intervju, markera en obetald faktura eller sent arbete.
e-postpåminnelser är vanligtvis uppdelade i två typer:
- ett e-postmeddelande skickas innan något har hänt – en vänlig påminnelse om att ett möte ska hända, till exempel.
- en e-postpåminnelse efter att något har misslyckats – en påminnelse om att en faktura inte har betalats före förfallodagen, till exempel.
ett påminnelsemail har ett enda syfte: att få någon att agera.
oavsett om det är att maila dig tillbaka, ringa dig tillbaka, skicka dig arbetet eller betala din faktura. I slutet av e-postmeddelandet måste de veta vad du vill att de ska göra, hur du vill att de ska göra det och när.
det är så enkelt, så varför tycker så många av oss att skriva artiga påminnelsemail så hårt? Det är mediet som gör budskapet till en utmaning.
till skillnad från telefonsamtal är e-post passiv. Att ta bort det mänskliga elementet kan orsaka förståelseproblem och leda till undvikande och brist på handling. Människor tycker att det är lättare att ignorera ett e-postmeddelande än ett telefonsamtal.
så vad kan du göra? Oavsett om du motsvarar en affärskapacitet eller en personlig, är det en viktig färdighet du måste behärska att skriva en professionell e-post.
när du skriver ett påminnelsemail är utmaningen att hitta rätt balans mellan att vara professionell, artig och övertygande. Vänlig påminnelse e-post bör följa e etikett formella regler men se till att det inte finns något utrymme för förvirring.
akademiker som studerar e-postmeddelanden har kommit fram till att använda ”lämplig ton och attityd i e-postmeddelanden kan hjälpa till att mildra de utmaningar mediet presenterar.”Genom att vara professionell, artig och övertygande men ändå snäll kan du få folk att svara. Å andra sidan kommer din e-post sannolikt att ignoreras om den blir oförskämd, aggressiv eller ambivalent.
Varför är vänliga påminnelsemail viktiga?
att skriva artiga påminnelsemail är en nödvändighet i våra personliga och professionella liv. E-postmeddelanden är världens affärsvaluta, med över 300 miljarder elektroniska meddelanden som skickas varje dag. Den genomsnittliga arbetstagaren får 121 e-postmeddelanden om dagen, och det uppskattas att en otrolig (eller chockerande) 35% av dessa företags e-postmeddelanden blir olästa.
de har också 651 olästa e-postmeddelanden i inkorgen. Det är många missade meddelanden och olyckliga avsändare. Hur många har du?
om du befinner dig drunknar i digital kommunikation, förtvivla inte. Forskning med fokus på R& D i amerikanska företag fann att ”Innovationsadministratörer har ett högre antal direkta kontakter, är mer engagerade i konversationer och får fler meddelanden än de skickar.”De fann också att innovativa människor var mer benägna att reagera snabbt och professionellt.
när du tänker på hur lång tid det tar att öppna, läsa och svara på ett e-postmeddelande är det inte förvånande att även väsentlig korrespondens kan missas. Men saknade e-postmeddelanden kan översättas till förlorade intäkter, med det genomsnittliga brittiska SME som har minst fem utestående fakturor, i genomsnitt $11,700. Hur många försenade betalningspåminnelsemail har du skickat?
svarande kanske inte ignorerar din e-post med avsikt. Faktum är att allt känsligare spamfilter kan hålla din viktiga korrespondens i en skräppostmapp-särskilt om den innehåller en bilaga.
vänliga påminnelsemail kan vara utmanande att skriva och besvärliga att ta emot, så håll dem kortfattade. Mottagaren behöver göra två saker: Läs e-postmeddelandet och svara. Det är så enkelt, så det finns ingen anledning att överkomplicera att skicka dem.
hur man skriver en påminnelse e-post
påminnelse e-post bör vara kort, kvick, och till den punkt. Du vill att personen ska göra något, så du måste vara tydlig. Du måste vara självsäker och undvika att vara oförskämd. Kommer ut som oartigt är det snabbaste sättet för din e-post för att få avfärdas helt och hållet.
när det gäller ton rekommenderar vi att du är formell när du skickar vänliga påminnelsemail. Om du har att göra med något allvarligt, till exempel en obetald faktura, kan du behöva hänvisa till e-postmeddelandet igen i framtiden eller till och med använda det som bevis, så var så artig som möjligt.
vår forskning har funnit att det finns sex viktiga komponenter i framgångsrika påminnelsemail:
- ämnesrad
- hälsning
- Situation
- lösning
- åtgärd
- Sign-off
Låt oss titta på dessa mer detaljerat steg för steg.
ämnesrad
vi rekommenderar att du är tydlig i dina ämnesrader för påminnelse via e-post. Vårt exempel nedan betyder att mottagaren inte kan tvivla på vad e-postmeddelandet handlar om.
e-post hälsning
att vara artig och professionell är rätt strategi. Vi kommer inte att gå för djupt in i nyanserna i e-posthälsningar, men läs vår guide om hur du startar en professionell e-post om du vill lära dig mer.
Situation
Förklara problemet och vara specifik. Inkludera referenser, datum och detaljer. Var tydlig och entydig.
jag kontaktar dig om vår obetalda faktura (SC0856). Vi skickade fakturan den 1 januari 2021. Våra Betalningsvillkor är 28 dagar. Det utestående beloppet är $240.
lösning
vi kommer att vara lite snällare i det här påminnelsemailprovet än vad du nödvändigtvis behöver vara. Ändå hjälper det ofta-särskilt om du är ett litet företag och personen du kommunicerar med är en värderad kund eller kund.
jag kontaktar dig om vår obetalda faktura (SC0856). Vi skickade fakturan den 1 januari 2021. Våra Betalningsvillkor är 28 dagar. Det utestående beloppet är $240.
Vänligen kan du betala fakturan omedelbart. Vi är ett litet företag och lita på våra kunder att betala snabbt. Detta säkerställer att vi kan fortsätta att stödja dig och ditt företag.
ibland kan det finnas legitima ursäkter till varför en e-post eller faktura ignoreras eller obetald. Att vara artig och professionell ger dig den bästa chansen att uppnå ett tillfredsställande resultat.
åtgärd
berätta för mottagaren exakt vad du vill att de ska göra. Om du vill att de ska betala dig, berätta för dem. Om du vill ställa in ett datum, gör det. Men motstå att göra hot eller bli arg. Det är mindre troligt att du kommer att uppnå det resultat du vill om du gör det.
jag kontaktar dig om vår obetalda faktura (SC0856). Vi skickade fakturan den 1 januari 2021. Våra Betalningsvillkor är 28 dagar. Det utestående beloppet är $240.
Vänligen kan du betala fakturan omedelbart. Vi är ett litet företag och lita på våra kunder att betala snabbt. Detta säkerställer att vi kan fortsätta att stödja dig och ditt företag.
jag skulle uppskatta om du kunde meddela mig när du har betalat fakturan. Om du har problem med att betala, kontakta mig så snart som möjligt.
när det gäller konsekventa sena betalare kanske du vill ange ett datum för betalning. I vissa fall kanske du vill förklara konsekvenserna om någon inte vänligt svarar på dig. Det kan vara så att du erbjuder sin intervju slot till någon annan eller inleda formella förfaranden för att återvinna förlorade intäkter.
igen: om du är tydlig med vad du vill, finns det ingen marginal för missförstånd.
e-post sign-off
avsluta din e-post formellt och artigt. Om du behöver en påminnelse om hur du avslutar ett e-postmeddelande professionellt, kolla in vår guide.
jag kontaktar dig om vår obetalda faktura (SC0856). Vi skickade fakturan den 1 januari 2021. Våra Betalningsvillkor är 28 dagar. Det utestående beloppet är $240.
Vänligen kan du betala fakturan omedelbart. Vi är ett litet företag och lita på våra kunder att betala snabbt. Detta säkerställer att vi kan fortsätta att stödja dig och ditt företag.
jag skulle uppskatta om du kunde meddela mig när du har betalat fakturan. Om du har problem med att betala, kontakta mig så snart som möjligt.
med vänliga hälsningar,
Andrew
påminnelse e-postprover
här är några vanliga och relativt milda e-postpåminnelseprover som du kan hitta till hjälp. De använder också sexpunktsramen som vi har etablerat ovan. Oavsett om du hämtar inspiration från våra exempel eller inte, kom alltid ihåg de centrala aspekterna av ett slags påminnelsemail som vi har lagt fram i den här bloggen.
Gentle påminnelse e-post till boss
en mild e-post påminnelse till din chef kan vara ett känsligt ämne, men principen är fortfarande densamma. Håll det professionellt, artigt och övertygande. Detta prov kan också fungera som ett slags påminnelsemail till en HR-chef, professor eller kollega.
jag skickade dig nyligen en ledighetsbegäran för veckan 1 augusti till 5 augusti 2021. Jag hoppas kunna boka en semester med min familj.
vänligen kan du bekräfta om min ledighet begäran har beviljats när du kan?
när jag har fått ditt godkännande kan jag boka semestern. Om du vill diskutera min begäran, vänligen meddela mig så snart du kan.
bäst,
George
påminnelse e-post till klienten
ibland kan ett projekt hållas upp om en klient, entreprenör, intressent eller någon annan misslyckas med att spela sin roll. En mild påminnelse e-post till en klient kan få ditt projekt tillbaka på rätt spår.
jag kontaktar dig för att bekräfta om du har fått vår projektplan?
projektdokumentet är en viktig del av den strategi vi har skapat för dig och behöver din sign-off innan vi börjar arbeta.
om du kan granska dokumentet och låt mig veta om du är nöjd med det, kan vi börja.
om du inte har fått dokumenten eller har några frågor, kontakta mig så snart som möjligt. Jag skulle gärna prata dig igenom det och ge ytterligare information du kan behöva.
vänliga hälsningar,
Karen
e-post för Evenemangspåminnelser
e-post för Evenemangspåminnelser är nödvändiga för att säkerställa att ditt evenemang blir framgångsrikt. Du kommer sannolikt att skicka ut en hel del av dessa, så det här påminnelsemailprovet är lugnande kort, sött och till den punkten.
jag kontaktar dig för att bekräfta din närvaro vid vårt evenemang, ’hantera förändring i en kristid’, som äger rum den 1 September 2021.
evenemanget har visat sig vara populärt och platser är efterfrågade. För att bekräfta din plats, vänligen svara skriftligen genom att svara på det här e-postmeddelandet. När du har bekräftat din närvaro, vi kommer att ge dig alla detaljer du behöver för evenemanget.
om vi inte hör av dig senast den 1 augusti 2021 antar vi att du inte deltar och erbjuder din plats till någon annan.
vänliga hälsningar,
Emma
mötespåminnelse e-post
mötesförfrågningar ska alltid anpassas. Du kan vara mer specifik om vikten av ett möte och konsekvenserna av att inte delta jämfört med evenemangets e-post. Det här exemplet kan också omvandlas till ett mötespåminnelsemail.
du har blivit inbjuden till ett möte för att diskutera ditt nuvarande kontrakt från 10:00 till 11:30 den 16 maj 2021.
jag skulle vara tacksam om du kunde bekräfta för mig idag att du kan delta i mötet.
mötet är en chans för dig att diskutera ditt nuvarande kontrakt och eventuella utmaningar du kan ha haft med vår tjänst. Om tiden eller datumet är obekvämt, vänligen meddela mig så snart som möjligt för att göra alternativa arrangemang.
med vänliga hälsningar,
Philip
försenad betalningspåminnelse e-post
betalningspåminnelser är (tyvärr) alltför vanliga, med sena betalare ett problem för alla företag. Nyckeln här är att ta bort känslor och motstå frestelsen att bli arg. Ange fakta, ge dem resultaten och berätta för dem vad du behöver dem att göra.
jag kontaktar dig om vår obetalda faktura (PR00989). Vi skickade fakturan den 14 februari 2021. Våra standardbetalningsvillkor är 28 dagar. Det utestående beloppet är 300.
bekräfta att du har fått detta mail och låt mig veta när vi kan förvänta oss att få betalning. Om vi inte får betalningen inom 7 dagar kan vi kanske inte fortsätta att tillhandahålla våra tjänster.
om du har problem med att göra en betalning, Vänligen kontakta mig via min e-postadress eller direkt telefonnummer.
med vänliga hälsningar,
Saul
5 vanliga e-postpåminnelsefel-och hur man undviker dem
proverna ovan bör ge några värdefulla riktlinjer för hur man strukturerar vänliga påminnelsemail. Innan vi loggar ut, här är fem vanliga e-postpåminnelsefel och hur du kan undvika dem.
kom till punkten
var vänlig men fast. Du skriver en påminnelse av en anledning,så kom snabbt till saken. Var detaljerad, specifik och strukturerad.
Undvik förlägenhet
du vet att de fick e-postmeddelandet (och de gör förmodligen också), men inte namn och skam. Håll dina mjuka påminnelsemail artiga, vänliga och fokuserade.
be aldrig om ursäkt
det är lätt att be om ursäkt (det är vad vi gör, eller hur?), men det hjälper inte din e-postpåminnelse. Om du vill kan du mildra slaget lite (du kanske har missat mitt tidigare e-postmeddelande), men du behöver inte. Skriv inte heller en av dessa” bara en påminnelse… ” – e-postmeddelanden.
ge en lösning
var alltid tydlig med vad du vill att mottagaren ska göra. Du vill ha ett svar och en åtgärd som ger det resultat du vill ha. Berätta för personen vad du vill att de ska göra och när.
uppmuntra kommunikation
i vissa fall kan det finnas legitima skäl till varför någon inte svarar på dig. Ge flera möjligheter och uppmaningar att uppmuntra dem att svara på dig. Om de inte vill maila dig, erbjuda en chans att nå dig via telefon.
fortfarande undrar om hur man skriver en mild påminnelse e-post? Med Flowrite kan du förvandla korta punkter till ett ready-to-send-påminnelsemail med AI. Begär tidig tillgång för att skicka vänliga påminnelsemail snabbare än någonsin.