uanset om det er en manglende betaling, et presserende møde eller en anmodning om orlov, skal du undertiden sende en påmindelses-e-mail.
påmindelses – e-mails skal være høflige, professionelle og overbevisende-få dit punkt på tværs, mens du forbliver på højre side af uhøflighed. I slutningen af e-mailen skal modtageren vide nøjagtigt, hvad de skal gøre, og hvornår.
venlige påmindelses-e-mails er notorisk vanskelige at sømme, men det behøver ikke at være tilfældet. Ved at læse denne vejledning og følge vores principper for at skrive en påmindelses-e-mail, kan du sende en blid påmindelse på få minutter.
Hvad er en påmindelse email?
der er mange grunde til, at du muligvis skal sende en påmindelse via e-mail. Nogle af dem inkluderer bekræftelse af deltagelse i et kommende møde eller samtale, fremhæve en ubetalt faktura, eller sent arbejde.
e-mail-påmindelser er typisk opdelt i to typer:
- en e – mail sendt før noget er sket-en venlig påmindelse om, at et møde skal ske, for eksempel.
- en e – mail-påmindelse, når noget ikke er sket-en påmindelse om, at en faktura ikke er betalt inden forfaldsdatoen, for eksempel.
en påmindelses-e-mail har et enkelt formål: at få nogen til at handle.
uanset om det er at sende dig en e-mail, ringe tilbage, sende dig arbejdet eller betale din regning. I slutningen af e-mailen skal de Vide, hvad du vil have dem til at gøre, hvordan du vil have dem til at gøre det, og hvornår.
det er så simpelt, så hvorfor finder så mange af os at skrive høflige påmindelses-e-mails så hårdt? Det er mediet, der gør budskabet til en udfordring.
i modsætning til telefonopkald er e-mail passiv. Fjernelse af det menneskelige element kan forårsage forståelsesproblemer og føre til undgåelse og manglende handling. Folk finder det lettere at ignorere en e-mail end et telefonopkald.
så hvad kan du gøre? Uanset om du svarer til en forretningskapacitet eller en personlig, er det at skrive en professionel e-mail en vigtig færdighed, du skal mestre.
når du skriver en påmindelses-e-mail, er udfordringen at finde den rette balance mellem at være professionel, høflig og overbevisende. Venlige påmindelses-e-mails skal overholde e-mail-etikettens formelle regler, men sikre, at der ikke er plads til forvirring.
akademikere, der studerer e-mails, har konkluderet, at brug af den “passende tone og holdning i e-mails kan hjælpe med at afbøde de udfordringer, mediet præsenterer.”Ved at være professionel, høflig og overbevisende, men alligevel Venlig, kan du få folk til at reagere. På den anden side vil din e-mail sandsynligvis blive ignoreret, hvis den kommer ud som uhøflig, aggressiv eller ambivalent.
Hvorfor er venlige påmindelse e-mails vigtige?
skrivning høflig påmindelse e-mails er en nødvendighed i vores personlige og professionelle liv. E-mails er verdens forretningsvaluta med over 300 milliarder elektroniske meddelelser sendt hver dag. Den gennemsnitlige arbejdstager modtager 121 e-mails om dagen, og det anslås, at en utrolig (eller chokerende) 35% af disse forretnings-e-mails bliver ulæste.
de har også 651 ulæste e-mails i deres indbakke. Det er en masse ubesvarede beskeder og ulykkelige afsendere. Hvor mange har du?
hvis du finder dig selv ved at drukne i digital kommunikation, fortvivl ikke. Forskning med fokus på R&D i amerikanske virksomheder fandt, at “Innovationsadministratorer har et større antal direkte kontakter, er mere engagerede i samtaler og modtager flere beskeder, end de sender.”De fandt også, at innovative mennesker var mere tilbøjelige til at reagere hurtigt og professionelt.
når du overvejer, hvor lang tid det tager at åbne, læse og svare på en e-mail, er det ikke overraskende, at selv vigtig korrespondance kan gå glip af. Men manglende e-mails kan oversættes til tabte indtægter, hvor den gennemsnitlige britiske SMV har mindst fem udestående fakturaer til et gennemsnit på $11,700. Hvor mange forfaldne betalingspåmindelses-e-mails har du sendt?
respondenterne ignorerer muligvis ikke din e-mail med vilje. Faktisk kan stadig mere følsomme spamfiltre sætte din afgørende korrespondance i en junk-mappe-især hvis den indeholder en vedhæftet fil.
venlige påmindelses-e-mails kan være udfordrende at skrive og akavet at modtage, så hold dem kortfattede. Modtageren skal gøre to ting: læs e-mailen og svar. Det er så simpelt, så der er ingen grund til at overkomplicere at sende dem.
Sådan skriver du en påmindelses-e-mail
påmindelses-e-mails skal være korte, snappy og til det punkt. Du vil have personen til at gøre noget, så du skal være klar. Du skal være selvsikker og undgå at være uhøflig. At komme ud som uhøfligt er den hurtigste måde for din e-mail at blive afskediget helt.
med hensyn til tone anbefaler vi, at du er formel, når du sender venlige påmindelses-e-mails. Hvis du har at gøre med noget seriøst, såsom en ubetalt faktura, skal du muligvis henvise til e-mailen igen i fremtiden eller endda bruge den som bevis, så vær så høflig som muligt.
vores forskning har fundet ud af, at der er seks afgørende komponenter i vellykkede påmindelses-e-mails:
- emnelinje
- hilsen
- Situation
- løsning
- handling
- Sign-off
lad os se nærmere på disse trin for trin.
emnelinje
vi anbefaler, at du er klar i dine emnelinjer til påmindelses-e-mail. Vores prøve nedenfor betyder, at modtageren ikke kan være i tvivl om, hvad e-mailen handler om.
e-mail hilsen
at være høflig og professionel er den rigtige tilgang. Vi går ikke for dybt ind i nuancerne ved e-mail-hilsener, men læs vores guide til, hvordan du starter en professionel e-mail, hvis du vil lære mere.
Situation
Forklar problemet og vær specifik. Inkluder referencer, datoer og detaljer. Vær klar og utvetydig.
jeg kontakter dig om vores ubetalte faktura (SC0856). Vi sendte fakturaen den 1. januar 2021. Vores standard betalingsbetingelser er 28 dage. Det udestående beløb er $240.
løsning
vi vil være lidt mere venlige i denne påmindelses-e-mail-prøve, end du nødvendigvis behøver at være. Alligevel hjælper det ofte – især hvis du er en lille virksomhed, og den person, du kommunikerer med, er en værdsat klient eller kunde.
jeg kontakter dig om vores ubetalte faktura (SC0856). Vi sendte fakturaen den 1. januar 2021. Vores standard betalingsbetingelser er 28 dage. Det udestående beløb er $240.
kan du betale fakturaen med det samme. Vi er en lille virksomhed og stoler på, at vores kunder betaler hurtigt. Dette sikrer, at vi kan fortsætte med at støtte dig og din virksomhed.
nogle gange kan der være legitime undskyldninger for, hvorfor en e-mail eller faktura ignoreres eller ubetales. At være høflig og professionel giver dig den bedste chance for at opnå et tilfredsstillende resultat.
handling
Fortæl modtageren præcis, hvad du vil have dem til at gøre. Hvis du vil have dem til at betale dig, fortæl dem. Hvis du vil indstille en dato, skal du gøre det. Men modstå at gøre trusler eller blive vred. Det er mindre sandsynligt, at du opnår det resultat, du ønsker, hvis du gør det.
jeg kontakter dig om vores ubetalte faktura (SC0856). Vi sendte fakturaen den 1. januar 2021. Vores standard betalingsbetingelser er 28 dage. Det udestående beløb er $240.
kan du betale fakturaen med det samme. Vi er en lille virksomhed og stoler på, at vores kunder betaler hurtigt. Dette sikrer, at vi kan fortsætte med at støtte dig og din virksomhed.
jeg ville sætte pris på det, hvis du kunne lade mig vide, når du har betalt fakturaen. Hvis du oplever problemer med at betale, bedes du kontakte mig så hurtigt som muligt.
i tilfælde af konsekvent sene betalere, du ønsker måske at angive en dato for betaling. I nogle tilfælde vil du måske forklare konsekvenserne, hvis nogen ikke venligt reagerer på dig. Det kan være, at du tilbyder deres samtaleplads til en anden eller indleder en formel procedure for at inddrive tabte indtægter.
igen: hvis du er klar over, hvad du vil, er der ingen margen for misforståelse.
email sign-off
Afslut din e-mail formelt og høfligt. Hvis du har brug for en påmindelse om, hvordan du afslutter en e-mail professionelt, tjek vores guide.
jeg kontakter dig om vores ubetalte faktura (SC0856). Vi sendte fakturaen den 1. januar 2021. Vores standard betalingsbetingelser er 28 dage. Det udestående beløb er $240.
kan du betale fakturaen med det samme. Vi er en lille virksomhed og stoler på, at vores kunder betaler hurtigt. Dette sikrer, at vi kan fortsætte med at støtte dig og din virksomhed.
jeg ville sætte pris på det, hvis du kunne lade mig vide, når du har betalt fakturaen. Hvis du oplever problemer med at betale, bedes du kontakte mig så hurtigt som muligt.
Med venlig hilsen
Andreas
påmindelse email prøver
her er nogle standard og relativt blide e-mail påmindelse prøver, som du kan finde nyttige. De bruger også de seks-punkts rammer, vi har etableret ovenfor. Uanset om du henter inspiration fra vores eksempler eller ej, skal du altid huske de centrale aspekter af en venlig påmindelses-e-mail, som vi har lagt ud i denne blog.
blid påmindelse e-mail til chef
en blid e-mail-påmindelse til din chef kan være et følsomt emne, men princippet er stadig det samme. Hold det professionelt, høfligt og overbevisende. Denne prøve kan også fungere som en venlig påmindelses-e-mail til en HR-manager, professor eller kollega.
jeg har for nylig sendt dig en orlovsanmodning for ugen fra 1.August til 5. August 2021. Jeg håber at booke en ferie med min familie.
kan du bekræfte, om min orlovsanmodning er blevet imødekommet, når du kan?
når jeg har din godkendelse, kan jeg booke ferien. Hvis du gerne vil diskutere min anmodning, så lad mig det vide, så snart du kan.
bedste,
George
påmindelse email til klient
nogle gange kan et projekt holdes op, hvis en klient, entreprenør, interessent eller en anden ikke spiller deres rolle. En blid påmindelse email til en klient kan få dit projekt tilbage på sporet.
jeg kommer i kontakt for at bekræfte, om du har modtaget vores projektplan?
projektdokumentet er en vigtig del af den strategi, vi har skabt for dig, og har brug for din tilmelding, før vi begynder at arbejde.
hvis du kan gennemgå dokumentet og lade mig vide, hvis du er tilfreds med det, kan vi begynde.
hvis du ikke har modtaget dokumenterne eller har spørgsmål, bedes du kontakte mig så hurtigt som muligt. Jeg vil med glæde tale dig igennem det og give eventuelle yderligere oplysninger, du måtte have brug for.
venlig hilsen,
Karen
e-mail om begivenhedspåmindelse
e-mails om begivenhedspåmindelse er nødvendige for at sikre, at din begivenhed bliver en succes. Du sender sandsynligvis en hel del af disse, så denne påmindelses-e-mail-prøve er betryggende kort, sød, og til det punkt.
jeg kontakter dig for at bekræfte din deltagelse i vores arrangement, ‘håndtering af ændringer i en krisetid’, der finder sted den 1.September 2021.
arrangementet har vist sig at være populært, og steder er efterspurgte. For at bekræfte din plads, bedes du svare skriftligt ved at svare på denne e-mail. Når du har bekræftet din deltagelse, vi giver dig alle de detaljer, du har brug for til begivenheden.
hvis vi ikke hører fra dig inden den 1.August 2021, antager vi, at du ikke deltager og tilbyder din plads til en anden.
venlig hilsen,
Emma
mødepåmindelse e-mail
mødeindkaldelser skal altid tilpasses. Du kan være mere specifik om vigtigheden af et møde og konsekvenserne af ikke at deltage i forhold til begivenhedens e-mail. Dette eksempel kan også omdannes til en e-mail til påmindelse om aftale.
du er blevet inviteret til et møde for at diskutere din nuværende kontrakt fra 10:00 til 11: 30 den 16. maj 2021.
jeg ville være taknemmelig, hvis du kunne bekræfte over for mig i dag, at du kan deltage i mødet.
mødet giver dig mulighed for at diskutere din nuværende kontrakt og eventuelle udfordringer, du måtte have haft med vores service. Hvis tid eller dato er ubelejligt, så lad mig det vide så hurtigt som muligt for at lave alternative ordninger.
Med venlig hilsen
Philip
forfalden betalingspåmindelse email
betalingspåmindelser er (desværre) alt for almindelige, med sene betalere et problem for alle virksomheder. Nøglen her er at fjerne følelser og modstå fristelsen til at blive vred. Angiv fakta, giv dem resultaterne og fortæl dem, hvad du har brug for dem til at gøre.
jeg kontakter dig om vores ubetalte faktura (PR00989). Vi sendte fakturaen den 14. februar 2021. Vores standard betalingsbetingelser er 28 dage. Det udestående beløb er 300 kr.
Bekræft venligst, at du har modtaget denne e-mail, og lad mig vide, hvornår vi kan forvente at modtage betaling. Hvis vi ikke modtager betalingen inden for 7 dage, kan vi muligvis ikke fortsætte med at levere vores tjenester.
hvis du har problemer med at foretage en betaling, bedes du kontakte mig ved hjælp af min e-mail-adresse eller direkte telefonnummer.
Med venlig hilsen
Saul
5 almindelige e – mail-påmindelsesfejl-og hvordan man undgår dem
prøverne ovenfor skal give nogle værdifulde retningslinjer for, hvordan man strukturerer venlige påmindelses-e-mails. Før vi logger af, her er fem almindelige e-mail-påmindelsesfejl, og hvordan du kan undgå dem.
kom til punktet
Vær venlig, men fast. Du skriver en påmindelse af en grund, så kom hurtigt til det punkt. Vær detaljeret, specifik og struktureret.
undgå forlegenhed
du ved, at de har modtaget e-mailen (og det gør de sandsynligvis også), men ikke navn og skam. Hold dine blide påmindelses-e-mails høflige, venlige og fokuserede.
undskyld aldrig
det er let at undskylde (det er hvad vi gør, ikke?), men det hjælper ikke din e-mail-påmindelse. Hvis du vil, kan du blødgøre slaget lidt (du har muligvis gået glip af min tidligere e-mail), men det behøver du ikke. Skriv heller ikke en af disse” bare en påmindelse… ” e-mails.
Giv en løsning
vær altid klar over, hvad du vil have modtageren til at gøre. Du vil have et svar og en handling, der leverer det ønskede resultat. Fortæl personen, hvad du vil have dem til at gøre, og hvornår.
tilskynde til kommunikation
i nogle tilfælde kan der være legitime grunde til, at nogen ikke reagerer på dig. Giv flere muligheder og beder om at tilskynde dem til at svare dig. Hvis de ikke ønsker at e-maile dig, tilbyde en chance for at nå dig via telefon.
stadig spekulerer på, hvordan man skriver en blid påmindelse email? Du kan gøre korte punkttegn til en klar-til-send påmindelse e-mail med AI. Anmod om tidlig adgang for at sende venlige påmindelses-e-mails hurtigere end nogensinde.