Ya se trate de un pago pendiente, una reunión urgente o una solicitud de licencia, a veces, deberá enviar un correo electrónico de recordatorio.
Los correos electrónicos de recordatorio deben ser educados, profesionales y persuasivos, transmitiendo tu punto de vista mientras permaneces en el lado correcto de la grosería. Al final del correo electrónico, el destinatario debe saber exactamente qué tiene que hacer y cuándo.
Los correos electrónicos de recordatorio amistosos son notoriamente difíciles de clavar, pero no es necesario que sea el caso. Al leer esta guía y seguir nuestros principios para escribir un correo electrónico de recordatorio, podrá enviar un recordatorio suave en minutos.
¿Qué es un correo electrónico de recordatorio?
Hay numerosas razones por las que puede necesitar enviar un recordatorio por correo electrónico. Algunos de ellos incluyen confirmar la asistencia a una próxima reunión o entrevista, resaltar una factura no pagada o el trabajo tardío.
Los recordatorios de correo electrónico suelen dividirse en dos tipos:
- Un correo electrónico enviado antes de que algo haya sucedido, por ejemplo, un recordatorio amistoso de que se va a celebrar una reunión.
- Un recordatorio por correo electrónico después de que algo no ha sucedido, un recordatorio de que una factura no se ha pagado en la fecha de vencimiento, por ejemplo.
Un correo electrónico de recordatorio tiene un solo propósito: conseguir que alguien actúe.
Ya sea que te envíe un correo electrónico, te devuelva las llamadas, te envíe el trabajo o pague tu factura. Al final del correo electrónico, deben saber qué quieres que hagan, cómo quieres que lo hagan y cuándo.
Es así de simple, así que, ¿por qué a muchos de nosotros nos resulta tan difícil escribir correos electrónicos de recordatorio educados? Es el medio que hace que el mensaje sea un desafío.
A diferencia de las llamadas telefónicas, el correo electrónico es pasivo. Eliminar el elemento humano puede causar problemas de comprensión y conducir a la evitación y la falta de acción. A la gente le resulta más fácil ignorar un correo electrónico que una llamada telefónica.
Entonces, ¿qué puedes hacer? Ya sea que esté correspondiendo en una capacidad comercial o personal, escribir un correo electrónico profesional es una habilidad esencial que debe dominar.
Al escribir un correo electrónico de recordatorio, el desafío es encontrar el equilibrio adecuado entre ser profesional, educado y persuasivo. Los correos electrónicos de recordatorio amistosos deben cumplir con las reglas formales de etiqueta del correo electrónico, pero asegúrese de que no haya espacio para la confusión.
Los académicos que estudian los correos electrónicos han llegado a la conclusión de que el uso del «tono y actitud apropiados en los correos electrónicos puede ayudar a mitigar los desafíos que presenta el medio.»Al ser profesional, educado y persuasivo a la vez que amable, puedes hacer que la gente responda. Por otro lado, es probable que su correo electrónico sea ignorado si resulta grosero, agresivo o ambivalente.
¿Por qué son importantes los correos electrónicos de recordatorio amistosos?
Escribir correos electrónicos de recordatorio educados es una necesidad en nuestra vida personal y profesional. Los correos electrónicos son la moneda comercial del mundo, con más de 300 mil millones de mensajes electrónicos enviados cada día. El trabajador promedio recibe 121 correos electrónicos al día, y se estima que un increíble (o impactante) 35% de estos correos electrónicos de negocios no se leen.
También tienen 651 correos electrónicos no leídos en su bandeja de entrada. Eso es un montón de mensajes perdidos y remitentes infelices. ¿Cuántos tienes?
Si te encuentras ahogado en las comunicaciones digitales, no te desesperes. Una investigación centrada en R & D en empresas estadounidenses encontró que » los administradores de innovación tienen un mayor número de contactos directos, están más comprometidos en las conversaciones y reciben más mensajes de los que envían.»También descubrieron que las personas innovadoras tenían más probabilidades de responder rápida y profesionalmente.
Cuando consideras cuánto tiempo se tarda en abrir, leer y responder un correo electrónico, no es sorprendente que incluso la correspondencia esencial se pueda perder. Pero los correos electrónicos faltantes se pueden traducir en ingresos perdidos, con una PYME promedio del Reino Unido que tiene al menos cinco facturas pendientes, a un promedio de $11,700. ¿Cuántos correos electrónicos de recordatorio de pago atrasado ha enviado?
Es posible que los encuestados no ignoren tu correo electrónico a propósito. De hecho, los filtros de spam cada vez más sensibles pueden pegar su correspondencia crucial en una carpeta de correo basura, especialmente si contiene un archivo adjunto.
Los correos electrónicos de recordatorio amigables pueden ser difíciles de escribir y difíciles de recibir, así que manténgalos concisos. El destinatario debe hacer dos cosas: Leer el correo electrónico y responder. Es así de simple, así que no hay razón para complicar demasiado el envío.
Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio
Los correos electrónicos de recordatorio deben ser cortos, rápidos y al grano. Quieres que la persona haga algo, así que debes ser claro. Debes ser firme y evitar ser grosero. Parecer descortés es la forma más rápida de que tu correo electrónico sea rechazado por completo.
En términos de tono, le recomendamos que sea formal al enviar correos electrónicos de recordatorio amables. Si se trata de algo serio, como una factura no pagada, es posible que tenga que volver a consultar el correo electrónico en el futuro o incluso usarlo como evidencia, así que sea lo más educado posible.
Nuestra investigación ha encontrado que hay seis componentes cruciales de los correos electrónicos de recordatorio exitosos:
- Línea de asunto
- Saludo
- Situación
- Solución
- Acción
- Cierre de sesión
Veamos esto con mayor detalle paso a paso.
Línea de asunto
Le recomendamos que sea claro en las líneas de asunto de su correo electrónico de recordatorio. Nuestro ejemplo a continuación significa que el destinatario no puede tener ninguna duda de qué se trata el correo electrónico.
Saludo por correo electrónico
Ser educado y profesional es el enfoque correcto. No profundizaremos demasiado en los matices de los saludos por correo electrónico, pero lea nuestra guía sobre cómo iniciar un correo electrónico profesional si desea obtener más información.
Situación
Explicar el problema y ser específico. Incluya referencias, fechas y detalles. Sé claro e inequívoco.
estoy en contacto con usted acerca de nuestra factura impaga (SC0856). Enviamos la factura el 1 de enero de 2021. Nuestras condiciones de pago estándar son de 28 días. La suma pendiente es de 240 dólares.
Solución
Seremos un poco más amables en este ejemplo de correo electrónico de recordatorio de lo que necesariamente debe ser. Sin embargo, a menudo ayuda, especialmente si eres una pequeña empresa y la persona con la que te estás comunicando es un cliente valioso.
estoy en contacto con usted acerca de nuestra factura impaga (SC0856). Enviamos la factura el 1 de enero de 2021. Nuestras condiciones de pago estándar son de 28 días. La suma pendiente es de 240 dólares.
Por favor, puede pagar la factura de inmediato. Somos una pequeña empresa y confiamos en que nuestros clientes paguen puntualmente. Esto garantiza que podamos seguir apoyándole a usted y a su negocio.
A veces puede haber excusas legítimas de por qué se ignora o no se paga un correo electrónico o una factura. Ser educado y profesional te da la mejor oportunidad de lograr un resultado satisfactorio.
Acción
Dile al destinatario exactamente lo que quieres que haga. Si quieres que te paguen, díselo. Si quieres fijar una fecha, hazlo. Pero resista hacer amenazas o enojarse. Es menos probable que logres el resultado que quieres si lo haces.
estoy en contacto con usted acerca de nuestra factura impaga (SC0856). Enviamos la factura el 1 de enero de 2021. Nuestras condiciones de pago estándar son de 28 días. La suma pendiente es de 240 dólares.
Por favor, puede pagar la factura de inmediato. Somos una pequeña empresa y confiamos en que nuestros clientes paguen puntualmente. Esto garantiza que podamos seguir apoyándole a usted y a su negocio.
Le agradecería que me avisara cuando haya pagado la factura. Si tiene problemas para pagar, póngase en contacto conmigo lo antes posible.
En el caso de pagadores atrasados constantes, es posible que desee especificar una fecha para el pago. En algunos casos, es posible que desee explicar las consecuencias si alguien no le responde amablemente. Podría ser que ofrezca su espacio de entrevista a otra persona o inicie procedimientos formales para recuperar los ingresos perdidos.
De nuevo: Si tienes claro lo que quieres, no hay margen para malentendidos.
Cierre de sesión de correo electrónico
Finalice su correo electrónico de manera formal y educada. Si necesita un recordatorio sobre cómo terminar un correo electrónico profesionalmente, consulte nuestra guía.
estoy en contacto con usted acerca de nuestra factura impaga (SC0856). Enviamos la factura el 1 de enero de 2021. Nuestras condiciones de pago estándar son de 28 días. La suma pendiente es de 240 dólares.
Por favor, puede pagar la factura de inmediato. Somos una pequeña empresa y confiamos en que nuestros clientes paguen puntualmente. Esto garantiza que podamos seguir apoyándole a usted y a su negocio.
Le agradecería que me avisara cuando haya pagado la factura. Si tiene problemas para pagar, póngase en contacto conmigo lo antes posible.
Atentamente,
Andrew
correo electrónico de Recordatorio muestras
Aquí están algunas estándar y relativamente suave recordatorio por correo electrónico de muestras que usted puede encontrar útil. También utilizan el marco de seis puntos que hemos establecido anteriormente. Ya sea que te inspires en nuestros ejemplos o no, siempre recuerda los aspectos principales de un amable correo electrónico de recordatorio que hemos presentado en este blog.
Correo electrónico de recordatorio suave al jefe
Un recordatorio de correo electrónico suave a su jefe puede ser un asunto delicado, pero el principio sigue siendo el mismo. Manténgalo profesional, educado y persuasivo. Esta muestra también podría funcionar como un amable correo electrónico de recordatorio a un gerente de recursos humanos, profesor o colega.
Recientemente le envié una solicitud de licencia para la semana del 1 de agosto al 5 de agosto de 2021. Espero reservar unas vacaciones con mi familia.
Por favor, ¿puede confirmar si mi solicitud de licencia ha sido concedida cuando pueda?
Una vez que tenga su aprobación, podré reservar las vacaciones. Si desea discutir mi solicitud, por favor hágamelo saber tan pronto como pueda.
Best,
George
Correo electrónico de recordatorio al cliente
A veces, un proyecto puede retrasarse si un cliente, contratista, parte interesada u otra persona no cumple con su parte. Un correo electrónico de recordatorio suave a un cliente puede hacer que su proyecto vuelva a encarrilarse.
me pongo en contacto para confirmar si usted recibe de nuestro plan de proyecto?
El documento del proyecto es una parte crucial de la estrategia que hemos creado para usted y necesita su aprobación antes de comenzar a trabajar.
Si puede revisar el documento y hacerme saber si está satisfecho con él, podemos comenzar.
Si no ha recibido los documentos o tiene alguna pregunta, póngase en contacto conmigo lo antes posible. Estaré encantado de hablar con usted a través de él y proporcionar cualquier información adicional que pueda necesitar.
Saludos cordiales,
Karen
Correo electrónico de recordatorio de evento
Los correos electrónicos de recordatorio de evento son necesarios para garantizar que su evento sea un éxito. Es probable que envíes bastantes de estos, por lo que este ejemplo de correo electrónico de recordatorio es tranquilizadoramente corto, dulce y al grano.
Me pongo en contacto con usted para confirmar su asistencia a nuestro evento, «Gestión del cambio en tiempos de crisis», que tendrá lugar el 1 de septiembre de 2021.
El evento ha demostrado ser popular, y los lugares están en demanda. Para confirmar su lugar, responda por escrito respondiendo a este correo electrónico. Una vez que haya confirmado su asistencia, le proporcionaremos todos los detalles que necesita para el evento.
Si no tenemos noticias suyas antes del 1 de agosto de 2021, asumiremos que no asiste y ofreceremos su lugar a otra persona.
Saludos cordiales,
Emma
Correo electrónico de recordatorio de reunión
Las solicitudes de reunión siempre deben personalizarse. Puede ser más específico sobre la importancia de una reunión y las implicaciones de no asistir en comparación con el correo electrónico del evento. Este ejemplo también se puede convertir en un correo electrónico de recordatorio de cita.
Ha sido invitado a una reunión para discutir su contrato actual de 10:00 a.m. a 11:30 a. m. el 16 de mayo de 2021.
Le agradecería que me confirmara hoy que puede asistir a la reunión.
La reunión es una oportunidad para que usted pueda discutir su contrato actual y cualquier desafío potencial que pueda haber tenido con nuestro servicio. Si la hora o fecha no es conveniente, por favor, hágamelo saber lo antes posible para hacer arreglos alternativos.
Sinceramente,
Philip
Correo electrónico de recordatorio de pago atrasado
Los recordatorios de pago son (lamentablemente) demasiado comunes, y los que pagan tarde son un problema que enfrentan todas las empresas. La clave aquí es eliminar las emociones y resistir la tentación de enojarse. Exponga los hechos, dele los resultados y dígales lo que necesita que hagan.
Me estoy comunicando con usted por nuestra factura no pagada (PR00989). Enviamos la factura el 14 de febrero de 2021. Nuestras condiciones de pago estándar son de 28 días. El importe pendiente es de 300 libras esterlinas.
Confirme que ha recibido este correo electrónico y avíseme cuándo podemos esperar recibir el pago. Si no recibimos el pago en un plazo de 7 días, es posible que no podamos seguir prestando nuestros servicios.
Si tiene dificultades para realizar un pago, póngase en contacto conmigo utilizando mi dirección de correo electrónico o número de teléfono directo.
Sinceramente,
Saul
5 errores comunes de recordatorio de correo electrónico y cómo evitarlos
Los ejemplos anteriores deben proporcionar algunas pautas valiosas sobre cómo estructurar correos electrónicos de recordatorio amigables. Antes de que firmemos, aquí hay cinco errores comunes de recordatorio de correo electrónico y cómo puede evitarlos.
Llegar al punto
Sé amigable pero firme. Estás escribiendo un recordatorio por una razón, así que ve al grano rápidamente. Ser detallado, específico y estructurado.
Evite la vergüenza
Usted sabe que recibieron el correo electrónico (y probablemente también lo hagan), pero no nombre ni vergüenza. Mantenga sus correos electrónicos de recordatorio suaves educados, amigables y enfocados.
Nunca te disculpes
Es fácil disculparte (es lo que hacemos, ¿verdad?), pero no ayudará a su recordatorio de correo electrónico. Si lo desea, puede suavizar un poco el golpe (puede que se haya perdido mi correo electrónico anterior), pero no es necesario. Además, no escribas uno de esos correos electrónicos de «Solo un recordatorio.».
Proporcione una solución
Siempre tenga claro lo que desea que haga el destinatario. Quieres una respuesta y una acción que ofrezca el resultado que deseas. Dile a la persona lo que quieres que haga y para cuándo.
Fomentar la comunicación
En algunos casos, puede haber razones legítimas por las que alguien no te responde. Proporcione múltiples oportunidades y avisos para alentarlos a que le respondan. Si no quieren enviarte un correo electrónico, ofrécele la oportunidad de comunicarse contigo por teléfono.
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