of het nu gaat om een ontbrekende betaling, een dringende vergadering of een verlofverzoek, soms moet je een herinneringsmail sturen.
herinneringsmails moeten beleefd, professioneel en overtuigend zijn – je punt overbrengen terwijl je aan de rechterkant van grofheid blijft. Tegen het einde van de e-mail, de ontvanger moet precies weten wat ze moeten doen en wanneer.
Vriendelijke herinneringsmails zijn notoir lastig te nagelen, maar dat hoeft niet het geval te zijn. Door het lezen van deze gids en het volgen van onze principes voor het schrijven van een herinnering e-mail, zult u in staat zijn om een zachte herinnering te sturen in minuten.
Wat is een herinneringsmail?
er zijn tal van redenen waarom u een herinnering per e-mail moet sturen. Sommige van die omvatten het bevestigen van de aanwezigheid bij een komende vergadering of interview, het benadrukken van een onbetaalde factuur, of laat werk.
e-mailherinneringen worden meestal opgesplitst in twee typen:
- een e – mail verzonden voordat er iets is gebeurd-een vriendelijke herinnering dat een vergadering staat te gebeuren, bijvoorbeeld.
- een e – mailherinnering nadat er iets niet is gebeurd-een herinnering dat een factuur niet is betaald op de vervaldatum, bijvoorbeeld.
een herinneringsmail heeft maar één doel: iemand laten handelen.
of het nu e-mailen is, u terug bellen, u het werk sturen of uw factuur betalen. Aan het einde van de e-mail moeten ze weten wat je wilt dat ze doen, hoe je wilt dat ze het doen, en wanneer.
het is zo eenvoudig, dus waarom vinden zo velen van ons het schrijven van beleefde herinneringsmails zo moeilijk? Het is het medium dat de boodschap een uitdaging maakt.
in tegenstelling tot telefoongesprekken is e-mail passief. Het verwijderen van het menselijke element kan begrijpingsproblemen veroorzaken en leiden tot vermijding en een gebrek aan actie. Mensen vinden het makkelijker om een e-mail te negeren dan een telefoontje.
wat kunt u doen? Of u nu overeenkomt in een zakelijke capaciteit of een persoonlijke, Het schrijven van een professionele e-mail is een essentiële vaardigheid die je moet beheersen.
bij het schrijven van een herinneringsmail is de uitdaging om de juiste balans te vinden tussen professioneel, beleefd en overtuigend zijn. Vriendelijke herinnering e-mails moeten zich houden aan e-mail etiquette ‘ s formele regels, maar ervoor zorgen dat er geen ruimte voor verwarring.Academici die e-mails bestuderen, zijn tot de conclusie gekomen dat het gebruik van de juiste toon en attitude in e-mails kan helpen om de uitdagingen van het medium te verzachten.”Door professioneel, beleefd en overtuigend maar toch vriendelijk te zijn, kun je mensen laten reageren. Aan de andere kant, uw e-mail is waarschijnlijk te worden genegeerd als het komt uit als onbeleefd, agressief, of ambivalent.
Waarom zijn vriendelijke herinneringsmails belangrijk?
het schrijven van beleefde herinneringsmails is een noodzaak in ons persoonlijke en professionele leven. E-mails zijn de zakelijke valuta van de wereld, met meer dan 300 miljard elektronische berichten verzonden elke dag. De gemiddelde werknemer ontvangt 121 e-mails per dag, en het is geschat dat een ongelooflijke (of schokkend) 35% van deze zakelijke e-mails ongelezen.
ze hebben ook 651 ongelezen e-mails in hun postvak in. Dat zijn veel gemiste berichten en ongelukkige afzenders. Hoeveel heb je er?
als je merkt dat je verdrinkt in digitale communicatie, wanhoop dan niet. Uit onderzoek dat in Amerikaanse bedrijven is gericht op R&D, bleek dat “Innovation administrators een groter aantal directe contacten hebben, meer betrokken zijn bij gesprekken en meer berichten ontvangen dan ze verzenden.”Ze vonden ook dat innovatieve mensen meer kans hadden om snel en professioneel te reageren.
als je bedenkt hoe lang het duurt om een e-mail te openen, te lezen en te reageren, is het niet verwonderlijk dat zelfs essentiële correspondentie gemist kan worden. Maar ontbrekende e-mails kunnen vertalen in verloren inkomsten, met de gemiddelde Britse KMO met ten minste vijf openstaande facturen, op een gemiddelde van $ 11,700. Hoeveel e-mails met betalingsherinneringen hebt u verzonden?
respondenten negeren uw e-mail niet expres. Sterker nog, steeds gevoelige spamfilters kunnen uw cruciale correspondentie in een ongewenste map plakken-vooral als het een bijlage bevat.
Vriendelijke herinneringsmails kunnen een uitdaging zijn om te schrijven en lastig om te ontvangen, dus houd ze beknopt. De ontvanger moet twee dingen doen: lees de e-mail en reageer. Het is zo simpel, dus er is geen reden om ze te overcompliceren.
hoe een herinneringsmail te schrijven
herinneringsmails moeten kort, snel en to the point zijn. Je wilt dat de persoon iets doet, dus je moet duidelijk zijn. Je moet assertief zijn en niet onbeleefd zijn. Coming off als onbeleefd is de snelste manier voor uw e-mail om helemaal ontslagen.
in termen van toon, raden wij u aan formeel te zijn bij het verzenden van vriendelijke herinnering e-mails. Als u te maken hebt met iets ernstigs, zoals een onbetaalde factuur, moet u mogelijk in de toekomst opnieuw naar de e-mail verwijzen of deze zelfs als bewijs gebruiken, dus wees zo beleefd mogelijk.
ons onderzoek heeft aangetoond dat er zes cruciale componenten zijn van succesvolle herinneringsmails:
- onderwerp
- begroeting
- situatie
- oplossing
- actie
- afmelding
laten we deze stap voor stap nader bekijken.
onderwerpregel
we raden u aan om duidelijk te zijn in uw onderwerpregels van uw herinneringsmail. Ons voorbeeld hieronder betekent dat de ontvanger geen twijfel kan hebben waar de e-mail over gaat.
e-mail begroeting
beleefd en professioneel zijn is de juiste aanpak. We gaan niet te diep in de nuances van e-mail groeten, maar lees onze gids over hoe je een professionele e-mail te starten als je meer wilt leren.
situatie
verklaar het probleem en wees specifiek. Inclusief referenties, data en details. Wees duidelijk en ondubbelzinnig.
ik neem contact met u op over onze onbetaalde factuur (SC0856). Wij hebben de factuur op 1 januari 2021 verstuurd. Onze standaard betalingstermijnen zijn 28 dagen. Het uitstaande bedrag is $240.
oplossing
we zullen een beetje meer vriendelijk zijn in deze herinnering e-mail voorbeeld dan je per se nodig hebt. Toch, vaak helpt het-vooral als je een klein bedrijf en de persoon die u communiceert met is een gewaardeerde klant of klant.
ik neem contact met u op over onze onbetaalde factuur (SC0856). Wij hebben de factuur op 1 januari 2021 verstuurd. Onze standaard betalingstermijnen zijn 28 dagen. Het uitstaande bedrag is $240.
kunt u de factuur onmiddellijk betalen. Wij zijn een klein bedrijf en vertrouwen op onze klanten om snel te betalen. Dit zorgt ervoor dat we u en uw bedrijf kunnen blijven ondersteunen.
soms kunnen er legitieme excuses zijn waarom een e-mail of factuur wordt genegeerd of onbetaald. Beleefd en professioneel zijn geeft u de beste kans op het bereiken van een bevredigend resultaat.
actie
vertel de ontvanger precies wat u wilt dat hij doet. Als je wilt dat ze je betalen, zeg het dan. Als je een datum wilt instellen, doe dat dan. Maar verzet je tegen bedreigingen of kwaad worden. Het is minder waarschijnlijk dat u het resultaat dat u wilt bereiken als je dat doet.
ik neem contact met u op over onze onbetaalde factuur (SC0856). Wij hebben de factuur op 1 januari 2021 verstuurd. Onze standaard betalingstermijnen zijn 28 dagen. Het uitstaande bedrag is $240.
kunt u de factuur onmiddellijk betalen. Wij zijn een klein bedrijf en vertrouwen op onze klanten om snel te betalen. Dit zorgt ervoor dat we u en uw bedrijf kunnen blijven ondersteunen.
ik zou het op prijs stellen als u mij zou kunnen laten weten wanneer u de factuur hebt betaald. Als u problemen ondervindt met betalen, neem dan zo snel mogelijk contact met mij op.
in het geval van consistente laattijdige betalers, kunt u een datum voor betaling te specificeren. In sommige gevallen wilt u misschien de gevolgen uitleggen als iemand niet vriendelijk op u reageert. Het kan zijn dat je hun interview slot aan iemand anders of beginnen formele procedure om verloren inkomsten te herstellen.
nogmaals: als u duidelijk bent over wat u wilt, is er geen ruimte voor misverstanden.
email sign-off
beëindig uw e-mail formeel en beleefd. Als u een herinnering nodig hebt over hoe u een e-mail professioneel kunt beëindigen, bekijk dan onze gids.
ik neem contact met u op over onze onbetaalde factuur (SC0856). Wij hebben de factuur op 1 januari 2021 verstuurd. Onze standaard betalingstermijnen zijn 28 dagen. Het uitstaande bedrag is $240.
kunt u de factuur onmiddellijk betalen. Wij zijn een klein bedrijf en vertrouwen op onze klanten om snel te betalen. Dit zorgt ervoor dat we u en uw bedrijf kunnen blijven ondersteunen.
ik zou het op prijs stellen als u mij zou kunnen laten weten wanneer u de factuur hebt betaald. Als u problemen ondervindt met betalen, neem dan zo snel mogelijk contact met mij op.
oprecht,
Andrew
herinnering e-mailvoorbeelden
hier zijn enkele standaard en relatief zachte e-mailherinneringsvoorbeelden die u misschien nuttig vindt. Ze gebruiken ook het zespuntenkader dat we hierboven hebben vastgesteld. Of u nu inspiratie te halen uit onze voorbeelden of niet, altijd onthouden van de kern aspecten van een soort herinnering e-mail die we hebben uiteengezet in deze blog.
zachte herinnering e-mail naar boss
een zachte e-mail herinnering aan uw baas kan een gevoelig onderwerp zijn, maar het principe is nog steeds hetzelfde. Houd het professioneel, beleefd en overtuigend. Dit monster kan ook werken als een vriendelijke herinnering e-mail naar een HR-manager, professor, of collega.
ik heb u onlangs een verlofaanvraag gestuurd voor de week van 1 augustus tot 5 augustus 2021. Ik hoop een vakantie te boeken met mijn familie.
kunt u bevestigen of mijn verlofaanvraag zo snel mogelijk is ingewilligd?
zodra ik uw toestemming heb, kan ik de vakantie boeken. Als u mijn verzoek wilt bespreken, laat het me dan zo snel mogelijk weten.
Best,
George
herinneringsmail naar client
soms kan een project worden opgehouden als een cliënt, contractant, stakeholder of iemand anders zijn rol niet speelt. Een zachte herinnering e-mail naar een client kan uw project weer op de rails.
ik neem contact op om te bevestigen of u ons projectplan hebt ontvangen?
het projectdocument is een cruciaal onderdeel van de strategie die we voor u hebben ontwikkeld en heeft uw goedkeuring nodig voordat we beginnen te werken.
als u het document kunt bekijken en me kunt laten weten of u er tevreden mee bent, kunnen we beginnen.
als u de documenten niet hebt ontvangen of vragen hebt, neem dan zo snel mogelijk contact met mij op. Ik praat u er graag doorheen en geef u alle aanvullende informatie die u nodig heeft.
met vriendelijke groet,
Karen
e-mail voor herinnering aan gebeurtenissen
e-mails voor herinnering aan gebeurtenissen zijn noodzakelijk om ervoor te zorgen dat uw evenement een succes wordt. U zult waarschijnlijk het verzenden van een flink aantal van deze, dus deze herinnering e-mail monster is geruststellend kort, zoet, en to the point.
ik neem contact met u op om uw aanwezigheid te bevestigen bij ons evenement, ‘Managing change in a time of crisis’, dat plaatsvindt op 1 September 2021.
het evenement is populair gebleken en er is veel vraag naar plaatsen. Om uw plaats te bevestigen, gelieve schriftelijk te reageren door deze e-mail te beantwoorden. Zodra u uw aanwezigheid bevestigd heeft, geven wij u alle details die u nodig heeft voor het evenement.
als we op 1 augustus 2021 niets van u horen, nemen we aan dat u niet aanwezig bent en bieden we uw plaats aan iemand anders aan.
met vriendelijke groet,
Emma
herinneringsmail voor vergaderingen
vergaderverzoeken moeten altijd gepersonaliseerd worden. U kunt specifieker zijn over het belang van een vergadering en de implicaties van het niet bijwonen in vergelijking met de e-mail van het evenement. Dit voorbeeld kan ook worden omgezet in een afspraak herinnering e-mail.
u bent uitgenodigd voor een vergadering om uw huidige contract te bespreken van 10:00 tot 11:30 op 16 mei 2021. Ik zou het op prijs stellen indien u mij vandaag zou willen bevestigen dat u deze vergadering kunt bijwonen.
de vergadering is een kans voor u om uw huidige contract en eventuele uitdagingen die u hebt gehad met onze service te bespreken. Als de tijd of datum is lastig, laat het me weten zo snel mogelijk om alternatieve regelingen te maken.
oprecht,
Philip
betalingsherinneringen
betalingsherinneringen komen (helaas) maar al te vaak voor, waarbij betalingsachterstanden een probleem vormen voor alle bedrijven. De sleutel hier is om emotie te verwijderen en de verleiding te weerstaan om boos te worden. Geef ze de feiten, geef ze de resultaten en vertel ze wat ze moeten doen.
ik neem contact met u op over onze onbetaalde factuur (PR00989). Wij hebben de factuur op 14 februari 2021 verstuurd. Onze standaard betalingstermijnen zijn 28 dagen. Het uitstaande bedrag is £300.
bevestig dat u deze e-mail hebt ontvangen en laat me weten wanneer we de betaling kunnen verwachten. Als we de betaling niet binnen 7 dagen ontvangen, kunnen we onze diensten mogelijk niet blijven leveren.
als u problemen ondervindt bij het uitvoeren van een betaling, neem dan contact met mij op via mijn e-mailadres of rechtstreeks telefoonnummer.
oprecht,
Saul
5 Gemeenschappelijke fouten in e – mailherinnering-en hoe deze te vermijden
de voorbeelden hierboven zouden enkele waardevolle richtlijnen moeten bevatten voor het structureren van vriendelijke herinneringsmails. Voordat we afmelden, zijn hier vijf veel voorkomende e-mailherinneringsfouten en hoe u ze kunt vermijden.
kom ter zake
wees vriendelijk maar vastberaden. Je schrijft een herinnering voor een reden, dus kom snel ter zake. Wees gedetailleerd, specifiek en gestructureerd.
vermijd verlegenheid
u weet dat zij de e-mail hebben ontvangen (en waarschijnlijk ook), maar noem en schaam u niet. Houd uw zachte herinnering e-mails beleefd, vriendelijk, en gericht.
verontschuldig je nooit
het is gemakkelijk om je te verontschuldigen (dat is wat we doen, toch?), maar het zal niet helpen uw e-mail herinnering. Als je wilt, kun je de klap een beetje verzachten (je hebt misschien mijn vorige e-mail gemist), maar je hoeft het niet te doen. Schrijf ook niet zo ‘ n “gewoon een herinnering…” e-mails.
Geef een oplossing
wees altijd duidelijk over wat u wilt dat de ontvanger doet. Je wilt een reactie en een actie die het gewenste resultaat oplevert. Vertel de persoon wat je wilt dat ze doen en wanneer.
communicatie aanmoedigen
in sommige gevallen kunnen er legitieme redenen zijn waarom iemand niet op u reageert. Bieden meerdere mogelijkheden en vraagt om hen aan te moedigen om te reageren op u. Als ze u niet willen e-mailen, bieden een kans om u te bereiken via de telefoon.
vraagt u zich nog steeds af hoe u een zachte herinneringsmail kunt schrijven? Met Flowrite kunt u korte opsommingstekens omzetten in een ready-to-send herinneringsmail met AI. Vraag vroegtijdige toegang aan om vriendelijke herinneringsmails sneller dan ooit te versturen.