enten det er en manglende betaling, et presserende møte eller en permisjonsforespørsel, må du noen ganger sende en påminnelses-e-post.
Påminnelsesemails skal være høflige, profesjonelle og overbevisende – å få poenget ditt mens du forblir på høyre side av uhøflighet. Ved slutten av e-posten bør mottakeren vite nøyaktig hva de trenger å gjøre og når.
Vennlig påminnelse e-post er notorisk vanskelig å spikre, men det trenger ikke å være tilfelle. Ved å lese denne guiden og følge våre prinsipper for å skrive en påminnelse e-post, vil du være i stand til å sende en mild påminnelse i løpet av minutter.
hva er en påminnelse på e-post?
det er mange grunner til at du kanskje må sende en påminnelse via e-post. Noen av disse inkluderer bekrefter oppmøte på et kommende møte eller intervju, fremhever en ubetalt faktura, eller sent arbeid.
e-postpåminnelser er vanligvis delt inn i to typer:
- En e-post sendt før noe har skjedd – en vennlig påminnelse om at et møte er grunn til å skje, for eksempel.
- en e-postpåminnelse etter at noe ikke har skjedd – en påminnelse om at en faktura ikke er betalt innen forfallsdatoen, for eksempel.
en påminnelses-e-post har et enkelt formål: å få noen til å handle.
Enten det er å sende deg tilbake, ringe deg tilbake, sende deg arbeidet, eller betale regningen. På slutten av e-posten må de vite hva du vil at de skal gjøre, hvordan du vil at de skal gjøre det, og når.
Det er så enkelt, så hvorfor finner så mange av oss å skrive høflige påminnelsesemails så hardt? Det er mediet som gjør budskapet til en utfordring.
I Motsetning til telefonsamtaler er e-post passiv. Å fjerne det menneskelige elementet kan forårsake forståelsesproblemer og føre til unngåelse og mangel på handling. Folk synes det er lettere å ignorere en e-post enn en telefonsamtale.
Så hva kan du gjøre? Enten du svarer i en forretningskapasitet eller en personlig, er det en viktig ferdighet du må mestre å skrive en profesjonell e-post.
når du skriver en påminnelse på e-post, er utfordringen å finne den rette balansen mellom å være profesjonell, høflig og overbevisende. Vennlig påminnelse e-post bør følge e-etikette formelle regler, men sørg for at det ikke er rom for forvirring.
Akademikere som studerer e-post har konkludert med at bruk av «passende tone og holdning i e-post kan bidra til å redusere utfordringene mediet presenterer.»Ved å være profesjonell, høflig og overbevisende, men likevel snill, kan du få folk til å svare. På den annen side vil e-posten din sannsynligvis bli ignorert hvis den kommer ut som uhøflig, aggressiv eller ambivalent.
hvorfor er vennlig påminnelse e-post viktig?
Skrive høflig påminnelse e-post Er en nødvendighet i våre personlige og profesjonelle liv. E-post er verdens forretningsvaluta, med over 300 milliarder elektroniske meldinger sendt hver dag. Den gjennomsnittlige arbeideren mottar 121 e-postmeldinger om dagen, og det anslås at en utrolig (eller sjokkerende) 35% av disse forretnings-e-postene blir ulest.
de har også 651 uleste e-poster i innboksen. Det er mange tapte meldinger og ulykkelige avsendere. Hvor mange har du?
hvis du finner deg selv drukner i digital kommunikasjon, fortvil ikke. Forskning med Fokus På R& D i amerikanske firmaer fant at «Innovasjonsadministratorer har et høyere antall direkte kontakter, er mer engasjerte i samtaler og mottar flere meldinger enn de sender.»De fant også at innovative mennesker var mer sannsynlig å reagere raskt og profesjonelt.
når du vurderer hvor lang tid det tar å åpne, lese og svare på en e-post, er det ikke overraskende at selv viktig korrespondanse kan gå glipp av. Men manglende e-post kan oversette til tapte inntekter, med gjennomsnittlig BRITISK SMB som har minst fem utestående fakturaer, i gjennomsnitt på $11 700. Hvor mange forfalte betalingspåminnelser har du sendt?
Respondenter ignorerer kanskje ikke e-posten din med vilje. Faktisk kan stadig mer følsomme spamfiltre holde din avgjørende korrespondanse i en søppelmappe-spesielt hvis den inneholder et vedlegg.
Vennlig påminnelse e-post kan være utfordrende å skrive og vanskelig å motta, så holde dem konsis. Mottakeren må gjøre to ting: Les e-posten og svar. Det er så enkelt, så det er ingen grunn til å overkomplisere å sende dem.
hvordan skrive en påminnelse e-post
Påminnelse e-post bør være kort, irritabel, og rett på sak. Du vil at personen skal gjøre noe, så du må være klar. Du må være selvsikker og unngå å være uhøflig. Kommer av som uhøflig er den raskeste måten for din e – post for å bli avvist helt.
når det gjelder tone, anbefaler vi at du er formell når du sender hyggelige påminnelses-e-poster. Hvis du har å gjøre med noe alvorlig, for eksempel en ubetalt faktura, må du kanskje referere til e-posten igjen i fremtiden eller til og med bruke den som bevis, så vær så høflig som mulig.
vår forskning har funnet ut at det er seks viktige komponenter i vellykket påminnelse e-post:
- Emnelinje
- Hilsen
- Situasjon
- Løsning
- Handling
- Sign-off
la oss se nærmere på disse trinn for trinn.
Emnelinje
vi anbefaler at du er tydelig i emnelinjene i e-posten med påminnelse. Vårt utvalg nedenfor betyr at mottakeren ikke kan være i tvil om hva e-posten handler om.
E-hilsen
å være høflig og profesjonell er riktig tilnærming. Vi vil ikke gå for dypt inn i nyansene av e-hilsener, men les vår guide om hvordan du starter en profesjonell e-post hvis du vil lære mer.
Situasjon
Forklar problemet og vær spesifikk. Inkluder referanser, datoer og detaljer. Vær tydelig og utvetydig.
jeg kontakter deg om vår ubetalte faktura (SC0856). Vi sendte fakturaen 1. januar 2021. Våre standard betalingsbetingelser er 28 dager. Utestående beløp er $240.
Løsning
Vi vil være litt mer snill i denne påminnelsen e-prøven enn du nødvendigvis trenger å være. Likevel hjelper det ofte – spesielt hvis du er en liten bedrift, og personen du kommuniserer med, er en verdsatt klient eller kunde.
jeg kontakter deg om vår ubetalte faktura (SC0856). Vi sendte fakturaen 1. januar 2021. Våre standard betalingsbetingelser er 28 dager. Utestående beløp er $240.
vennligst kan du betale fakturaen umiddelbart. Vi er en liten bedrift og stole på våre kunder til å betale raskt. Dette sikrer at vi kan fortsette å støtte deg og din virksomhet.
Noen ganger kan det være legitime unnskyldninger for hvorfor en e – post eller faktura blir ignorert eller ubetalt. Å være høflig og profesjonell gir deg den beste muligheten til å oppnå et tilfredsstillende resultat.
Handling
Fortell mottakeren nøyaktig hva du vil at de skal gjøre. Hvis du vil at de skal betale deg, fortell dem. Hvis du vil sette en dato, gjør det. Men motstå å gjøre trusler eller bli sint. Det er mindre sannsynlig at du vil oppnå det resultatet du vil ha hvis du gjør det.
jeg kontakter deg om vår ubetalte faktura (SC0856). Vi sendte fakturaen 1. januar 2021. Våre standard betalingsbetingelser er 28 dager. Utestående beløp er $240.
vennligst kan du betale fakturaen umiddelbart. Vi er en liten bedrift og stole på våre kunder til å betale raskt. Dette sikrer at vi kan fortsette å støtte deg og din virksomhet.
jeg ville sette pris på om du kunne gi meg beskjed når du har betalt fakturaen. Hvis du opplever problemer med å betale, vennligst kontakt meg så snart som mulig.
i tilfelle av konsekvente sen betalere, kan det være lurt å angi en dato for betaling. I noen tilfeller kan det være lurt å forklare konsekvensene hvis noen ikke ber svare deg. Det kan være at du tilbyr deres intervjuspor til noen andre eller begynner formelle saksbehandlinger for å gjenopprette tapte inntekter.
Igjen: hvis du er klar over hva du vil, er det ingen margin for misforståelse.
e-post sign-off
Avslutt e-posten formelt og høflig. Hvis du trenger en påminnelse om hvordan du avslutter en e-post profesjonelt, sjekk ut vår guide.
jeg kontakter deg om vår ubetalte faktura (SC0856). Vi sendte fakturaen 1. januar 2021. Våre standard betalingsbetingelser er 28 dager. Utestående beløp er $240.
vennligst kan du betale fakturaen umiddelbart. Vi er en liten bedrift og stole på våre kunder til å betale raskt. Dette sikrer at vi kan fortsette å støtte deg og din virksomhet.
jeg ville sette pris på om du kunne gi meg beskjed når du har betalt fakturaen. Hvis du opplever problemer med å betale, vennligst kontakt meg så snart som mulig.
Vennlig Hilsen
Andrew
Påminnelse e-prøver
Her er noen standard og relativt milde e-påminnelsesprøver som du kan finne nyttige. De bruker også sekspunktsrammen vi har etablert ovenfor. Enten du trekker inspirasjon fra våre eksempler eller ikke, husk alltid kjerneaspektene i en slags påminnelses-e-post som vi har lagt ut i denne bloggen.
En mild e-postpåminnelse til sjefen
en mild e-postpåminnelse til sjefen din kan være et sensitivt emne, men prinsippet er fortsatt det samme. Hold det profesjonelt, høflig og overbevisende. Denne prøven kan også fungere som en slags påminnelse e-post TIL EN HR-leder, professor eller kollega.
jeg har nylig sendt deg en permisjon forespørsel for uken av 1 August til 5 August 2021. Jeg håper å bestille en ferie med familien min.
vennligst kan du bekrefte om min permisjonsforespørsel er gitt når du kan?
Når jeg har din godkjenning, kan jeg bestille ferien. Hvis du ønsker å diskutere min forespørsel, vennligst gi meg beskjed så snart du kan.
Beste,
George
Påminnelse e-post til klient
noen ganger kan et prosjekt holdes opp hvis en klient, entreprenør, interessent eller noen andre ikke spiller sin rolle. En mild påminnelse e-post til en klient kan få prosjektet tilbake på sporet.
jeg tar kontakt for å bekrefte om du har mottatt prosjektplanen vår?
prosjektdokumentet er en viktig del av strategien vi har laget for deg og trenger din pålogging før vi begynner å jobbe.
hvis du kan se gjennom dokumentet og gi meg beskjed hvis du er fornøyd med det, kan vi begynne.
hvis du ikke har mottatt dokumentene eller har spørsmål, vennligst kontakt meg så snart som mulig. Jeg vil gjerne snakke deg gjennom det og gi ytterligere informasjon du måtte trenge.
Med Vennlig hilsen,
Karen
E-Post For Hendelsespåminnelse
e-Post For hendelsespåminnelse er nødvendig for å sikre at arrangementet ditt lykkes. Du vil sannsynligvis sende ut ganske mange av disse, så denne påminnelses-e-postprøven er beroligende kort, søt og rett på sak.
jeg kontakter deg for å bekrefte din deltakelse på vårt arrangement, ‘Administrere endring i en krisetid’, som finner sted 1. September 2021.
arrangementet har vist seg å være populært, og steder er etterspurt. For å bekrefte din plass, vennligst svar skriftlig ved å svare på denne e-posten. Når du har bekreftet din deltakelse, vil vi gi deg alle detaljene du trenger for arrangementet.
hvis vi ikke hører fra deg innen 1. August 2021, antar vi at du ikke deltar og tilbyr stedet ditt til noen andre.
Vennlig hilsen,
Emma
e-post Med Møtepåminnelse
møteforespørsler skal alltid tilpasses. Du kan være mer konkret om viktigheten av et møte og konsekvensene av ikke å delta i forhold til hendelsen e-post. Dette eksemplet kan også gjøres om til en påminnelses-e-post.
Du har blitt invitert til et møte for å diskutere din nåværende kontrakt fra 10:00 til 11:30 den 16. Mai 2021.
jeg ville være takknemlig hvis du kunne bekrefte for meg i dag at du kan delta på møtet.
møtet er en mulighet for deg til å diskutere din nåværende kontrakt og eventuelle utfordringer du måtte ha hatt med vår tjeneste. Hvis tid eller dato er upraktisk, vennligst gi meg beskjed så snart som mulig for å gjøre alternative ordninger.
Vennlig Hilsen
Philip
Forfalt betalingspåminnelse e-post
betalingspåminnelser er (dessverre) altfor vanlige, med sene betalere et problem som står overfor alle bedrifter. Nøkkelen her er å fjerne følelser og motstå fristelsen til å bli sint. Oppgi fakta, gi dem resultatene og fortell dem hva du trenger dem til å gjøre.
jeg kontakter deg om vår ubetalte faktura (PR00989). Vi sendte fakturaen 14. februar 2021. Våre standard betalingsbetingelser er 28 dager. Det utestående beløpet er £300.
vennligst bekreft at du har mottatt denne e-posten og gi meg beskjed når vi kan forvente å motta betaling. Hvis vi ikke mottar betalingen innen 7 dager, kan vi ikke fortsette å tilby våre tjenester.
hvis du har problemer med å foreta en betaling, vennligst kontakt meg ved hjelp av min e-postadresse eller direkte telefonnummer.
Vennlig Hilsen
Saul
5 vanlige e-påminnelsesfeil-og hvordan du unngår dem
prøvene ovenfor bør gi noen verdifulle retningslinjer for hvordan du strukturerer vennlige påminnelses-e-poster. Før vi logger av, er det fem vanlige e-postpåminnelsesfeil og hvordan du kan unngå dem.
Kom til poenget
Vær vennlig, men fast. Du skriver en påminnelse for en grunn, så komme til poenget raskt. Vær detaljert, konkret og strukturert.
Unngå forlegenhet
Du vet at de mottok e-posten (og de gjør sannsynligvis også), men ikke navn og skam. Hold milde påminnelse e-post høflig, vennlig og fokusert.
beklager aldri
det er lett å be om unnskyldning (det er det vi gjør, ikke sant?), men det vil ikke hjelpe din e-postpåminnelse. Hvis du vil, kan du myke slaget litt (du har kanskje gått glipp av min forrige e-post), men du trenger ikke. Også, ikke skriv en av disse» Bare en påminnelse… » e-post.
Gi en løsning
vær alltid klar over hva du vil at mottakeren skal gjøre. Du vil ha et svar og en handling som gir resultatet du ønsker. Fortell personen hva du vil at de skal gjøre og når.
Oppmuntre til kommunikasjon
i noen tilfeller kan det være legitime grunner til at noen ikke svarer på deg. Gi flere muligheter og ber om å oppmuntre dem til å svare deg. Hvis de ikke ønsker å sende deg, tilbyr en sjanse til å nå deg via telefon.
lurer Du Fortsatt på hvordan du skriver en mild påminnelse på e-post? Med Flowrite, kan du slå korte punkter i en klar til å sende påminnelse e-post MED AI. Be om tidlig tilgang til å sende vennlig påminnelse e-post raskere enn noensinne.