Fiches de paie et tenue de dossiers précise sont essentiels pour protéger les travailleurs contre le vol de salaires. La Loi sur le travail équitable de 2009 (Article 536) et le Règlement sur le travail équitable de 2009 (Règle 3.46) détaillent les règles relatives aux fiches de paie et à la tenue de registres. Cela comprend:
- Tenue d’un registre des heures travaillées et des salaires versés
- Émission de fiches de paie à chaque employé
- Enregistrement des congés pris et du solde des congés restants
Fiches de paie
Votre employeur doit vous remettre une fiche de paie dans un délai d’un jour ouvrable suivant votre jour de paie. Il doit vous être envoyé par voie électronique ou sous forme de copie papier.
Le Fair Work Act 2009 et le Fair Work Regulations 2009 définissent ce qui doit être inclus sur votre fiche de paie. Toutes les fiches de paie doivent:
- Nom de l’employeur et ABN (le cas échéant)
- Votre nom
- La date du paiement
- La période de paye
- Le montant brut (avant impôt) et net (après impôt) du paiement
- Les charges, indemnités, primes, taux de pénalité ou autres paiements
- Toutes les déductions effectuées
Il existe d’autres exigences en fonction de votre type d’emploi et de vos droits, notamment:
- Si votre employeur est tenu de verser des cotisations de retraite,
- Le montant de la cotisation
- Le nom, ou le nom et le numéro, de la caisse de retraite les cotisations ont été versées
- Si vous êtes rémunéré à un taux horaire
- Quel est le taux de rémunération horaire ordinaire
- Le nombre d’heures payées à ce taux
- Le montant du paiement effectué à ce taux
- Si vous êtes payé un taux de rémunération annuel (salaire), quel était le taux de rémunération le dernier jour de la période payée.
Tenue de dossiers
La loi oblige votre employeur à tenir des dossiers exacts des employés. Ils doivent être en anglais et conservés pendant sept ans. Ils sont privés et ne doivent être accessibles que par vous, votre employeur et tout personnel de paie concerné. Vous pouvez donner à votre syndicat accès à vos dossiers si vous avez besoin de soutien dans une affaire en milieu de travail. Les employeurs doivent également mettre les dossiers à la disposition des inspecteurs du travail équitable s’ils enquêtent sur votre lieu de travail.
Les dossiers que votre employeur doit tenir sont expliqués ci-dessous.
Dossiers généraux
Les dossiers généraux comprennent votre nom, la date à laquelle vous avez commencé votre emploi et votre type d’emploi (permanent, temporaire, occasionnel, à temps plein ou à temps partiel)
Dossiers de paye
Les dossiers de paye doivent inclure votre taux de rémunération, le montant brut et net de votre paye, toutes les déductions et tout autre type de paiements comme les taux de pénalité, les primes ou le chargement des congés.
Registres de congés
Si vous avez droit à un congé, votre employeur doit tenir un registre de tout congé pris et du solde de votre congé restant. Les dossiers doivent également contenir toute entente conclue avec votre employeur concernant l’utilisation des congés à l’avance ou l’encaissement de vos congés.
Registres des heures de travail
Votre employeur doit tenir des registres de vos heures de travail dans les cas suivants:
- Si vous êtes un travailleur occasionnel ou un employé à temps partiel irrégulier à qui est garanti un taux de rémunération fixé au moment où vous travaillez
- Si vous avez droit à un taux de pénalité ou à une charge pour les heures supplémentaires effectuées
Ils doivent également tenir un registre de toute entente écrite avec vous concernant vos heures, comme prendre congé au lieu d’être payés pour les heures supplémentaires.
Registres des cotisations de retraite
Votre employeur doit tenir un registre de toutes les cotisations de retraite versées, de la date de chaque cotisation et du nom auquel les cotisations de la caisse ont été versées. Un registre doit être tenu si vous avez demandé que des contributions soient versées dans un fonds de votre choix.
Autres dossiers
En plus des dossiers déjà mentionnés, votre employeur doit conserver un dossier de toute autre entente que vous avez conclue avec lui. Il peut s’agir d’arrangements individuels de flexibilité, d’arrangements salariaux annualisés, de garanties de gains annuels et d’enregistrements de transferts d’employés.
Vos droits
La loi oblige votre employeur à tenir des dossiers d’emploi et à vous remettre des fiches de paie. Vous avez le droit d’obtenir une copie de vos dossiers d’employés et vous pouvez donner à votre syndicat l’autorisation d’y accéder. Communiquez immédiatement avec votre syndicat si vous soupçonnez que votre employeur ne s’est pas acquitté de ses responsabilités légales.